Nghị Định 320/2026/Nđ-Cp: Đẩy Mạnh Sử Dụng Định Danh Điện Tử, Giảm Giấy Tờ Trong Giải Quyết Thủ Tục Hành Chính

Đây là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển từ phương thức quản lý, phục vụ dựa trên hồ sơ giấy sang quản lý, phục vụ dựa trên dữ liệu số, góp phần hiện thực hóa mục tiêu xây dựng chính quyền số, xã hội số và nâng cao chất lượng phục vụ người dân.

1. Mở rộng đối tượng được cấp tài khoản định danh điện tử

Căn cứ Điều 7 Nghị định số 69/2024/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 3 Nghị định số 320/2026/NĐ-CP, đối tượng được cấp tài khoản định danh điện tử được mở rộng, trong đó:

Công dân Việt Nam từ đủ 06 tuổi trở lên đã được cấp thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước còn thời hạn sử dụng được cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 01; được cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 02 khi có nhu cầu.

Công dân Việt Nam dưới 06 tuổi đã được cấp thẻ căn cước được cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 01 khi có nhu cầu.

Việc mở rộng đối tượng được cấp tài khoản định danh điện tử góp phần hình thành hệ sinh thái định danh điện tử rộng khắp, tạo nền tảng để người dân tiếp cận ngày càng nhiều dịch vụ số ngay từ các giao dịch thiết yếu trong đời sống.

- Tài khoản định danh điện tử mức độ 01 được sử dụng để truy cập, khai thác, sử dụng thông tin về danh tính điện tử và một số tính năng, tiện ích, ứng dụng của hệ thống định danh và xác thực điện tử, cũng như các hệ thống thông tin đã được kết nối, chia sẻ theo quy định.

- Tài khoản định danh điện tử mức độ 02 cho phép khai thác, sử dụng căn cước điện tử và các thông tin khác được chia sẻ, tích hợp, cập nhật từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành; đồng thời sử dụng toàn bộ tính năng, tiện ích, ứng dụng của hệ thống định danh và xác thực điện tử và các hệ thống thông tin đã được kết nối, chia sẻ theo quy định.

2. Đã có dữ liệu tích hợp thì không yêu cầu người dân nộp lại giấy tờ

Một trong những điểm có ý nghĩa thực tiễn nổi bật của Nghị định số 320/2026/NĐ-CP là quy định về khai thác, sử dụng thông tin, giấy tờ đã được tích hợp trên Ứng dụng định danh quốc gia.

Theo Điều 4 Nghị định số 69/2024/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 2 Nghị định số 320/2026/NĐ-CP, khi tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, dịch vụ công, giao dịch dân sự và các hoạt động khác, cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện khai thác, sử dụng danh tính điện tử, thông tin, giấy tờ đã tích hợp trên Ứng dụng định danh quốc gia thì không yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp.

Quy định này tạo ra sự thay đổi quan trọng trong phương thức phục vụ, theo đó người dân không phải cung cấp lại những thông tin mà cơ quan nhà nước đã có và có thể khai thác hợp pháp trên môi trường điện tử. Từ góc độ người dân, quy định giúp giảm số lượng giấy tờ phải chuẩn bị, hạn chế việc đi lại, giảm thời gian chờ đợi và chi phí thực hiện thủ tục. Đối với cơ quan nhà nước, việc khai thác dữ liệu số góp phần giảm khâu kiểm tra, đối chiếu thủ công, hạn chế sai sót trong nhập liệu, nâng cao tính chính xác và hiệu quả giải quyết hồ sơ. Quan trọng hơn, đây là sự chuyển đổi từ tư duy người dân phải chứng minh thông tin với cơ quan nhà nước bằng giấy tờ sang cơ quan nhà nước chủ động khai thác dữ liệu đã được xác thực để phục vụ người dân.

3. Nhiều loại giấy tờ được tích hợp trên môi trường điện tử

Nghị định số 320/2026/NĐ-CP bổ sung danh mục 66 loại giấy tờ cấp cho cá nhân được tích hợp, cập nhật trên Ứng dụng định danh quốc gia.

Trong đó có nhiều giấy tờ, thông tin thiết yếu như: giấy khai sinh, bản sao trích lục hộ tịch, phiếu lý lịch tư pháp, thông tin về lưu trú, hộ chiếu phổ thông, thị thực, giấy chứng nhận đăng ký phương tiện, giấy phép lái xe, giấy phép đầu tư, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng cử nhân/đại học, bằng thạc sĩ, bằng tiến sĩ, giấy chứng nhận sức khỏe...

Việc mở rộng danh mục giấy tờ được tích hợp tạo điều kiện để người dân từng bước số hóa hồ sơ cá nhân, giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy và tăng khả năng sử dụng thông tin điện tử trong nhiều lĩnh vực của đời sống. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để các cơ quan nhà nước tiếp tục tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính theo hướng không yêu cầu người dân cung cấp lại dữ liệu đã có, đã được xác thực và có thể khai thác từ các cơ sở dữ liệu được kết nối, chia sẻ.

4. Ý nghĩa thực tiễn đối với cải cách hành chính và phục vụ người dân

Nghị định số 320/2026/NĐ-CP không chỉ là quy định về kỹ thuật định danh điện tử mà còn trực tiếp tác động đến phương thức cung cấp dịch vụ công và tổ chức phục vụ người dân.

Trước đây, trong nhiều thủ tục, người dân phải chuẩn bị nhiều loại giấy tờ, bản sao, bản chứng thực và mang hồ sơ trực tiếp đến cơ quan hành chính. Khi dữ liệu được kết nối và giấy tờ được tích hợp trên môi trường số, quy trình có thể được chuyển dần sang hướng dữ liệu đi trước, hồ sơ đi sau, cơ quan nhà nước chủ động khai thác thông tin thay vì yêu cầu người dân cung cấp lại.

Điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với người cao tuổi, người khuyết tật, người ở xa trụ sở cơ quan hành chính hoặc những người gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ. Khi các thủ tục ngày càng được thực hiện trực tuyến và thông tin được tái sử dụng, người dân có thể thực hiện nhiều giao dịch mà không phải trực tiếp mang theo một bộ hồ sơ giấy như trước.

Đối với chính quyền cấp xã, đây cũng là yêu cầu đặt ra trong việc đổi mới cách thức phục vụ, từ tiếp nhận hồ sơ sang chủ động hỗ trợ, hướng dẫn và khai thác dữ liệu để giải quyết công việc cho người dân.

5. Phường Trấn Biên chủ động triển khai, đẩy mạnh phục vụ người dân trên môi trường số

Đối với phường Trấn Biên, việc triển khai Nghị định số 320/2026/NĐ-CP có ý nghĩa thiết thực trong bối cảnh phường đang tập trung xây dựng nền hành chính hiện đại, lấy người dân làm trung tâm phục vụ và đẩy mạnh chuyển đổi số trong giải quyết thủ tục hành chính.

Trong thời gian qua, phường đã tập trung khai thác các nền tảng số, Cổng Dịch vụ công Quốc gia, VNeID, chữ ký số, thanh toán trực tuyến và các hệ thống thông tin dùng chung nhằm từng bước hình thành quy trình giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên được xác định là đầu mối quan trọng trong hướng dẫn, tiếp nhận, số hóa và giải quyết hồ sơ, đồng thời hỗ trợ người dân tiếp cận các tiện ích số.

Đặc biệt, phường đã chú trọng hỗ trợ người dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến ngay tại Trung tâm, nhất là đối với những trường hợp chưa quen với thao tác trên môi trường số. Công chức, đoàn viên, lực lượng hỗ trợ tại Trung tâm hướng dẫn người dân sử dụng tài khoản định danh điện tử, thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến, tra cứu tình trạng hồ sơ, thanh toán trực tuyến và khai thác các tiện ích số. Việc này có ý nghĩa quan trọng bởi chuyển đổi số không chỉ là đưa thủ tục lên mạng mà phải bảo đảm người dân thực sự sử dụng được dịch vụ số. Với những nhóm còn hạn chế về kỹ năng số, sự hỗ trợ trực tiếp tại cơ sở chính là cầu nối để hình thành thói quen sử dụng dịch vụ công trực tuyến.

Trong thời gian tới, phường Trấn Biên cần tiếp tục rà soát các thủ tục hành chính đang thực hiện tại Trung tâm để xác định những thành phần hồ sơ, giấy tờ có thể khai thác từ dữ liệu điện tử; chủ động cập nhật, hướng dẫn công chức thực hiện đúng quy định về khai thác thông tin trên VNeID và các hệ thống được kết nối; đồng thời hạn chế tối đa việc yêu cầu người dân cung cấp lại những giấy tờ đã có trong hệ thống và đủ điều kiện khai thác.

Phường cũng cần tăng cường tuyên truyền để người dân chủ động đăng ký, kích hoạt và sử dụng tài khoản định danh điện tử, cập nhật các giấy tờ đủ điều kiện tích hợp trên Ứng dụng định danh quốc gia và hình thành thói quen sử dụng VNeID trong thực hiện thủ tục hành chính, giao dịch điện tử.

6. Người dân cần chủ động bảo vệ tài khoản và dữ liệu cá nhân

Bên cạnh những tiện ích mang lại, việc sử dụng rộng rãi định danh điện tử cũng đặt ra yêu cầu cao hơn về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Việc khai thác, sử dụng danh tính điện tử phải bảo đảm an toàn thông tin tài khoản định danh điện tử, tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân và bí mật gia đình.

Người dân cần chủ động bảo vệ tài khoản định danh điện tử; không cung cấp tên đăng nhập, mật khẩu, mã xác thực OTP hoặc các thông tin bảo mật cho người khác; cảnh giác với các cuộc gọi, tin nhắn, đường link giả mạo yêu cầu cung cấp thông tin hoặc thực hiện các thao tác bất thường trên VNeID.