Hướng dẫn thực hiện thủ tục xác nhận chỗ ở hợp pháp để bổ túc hồ sơ đăng ký cư trú theo quy định

Việc hướng dẫn quy trình xác nhận chỗ ở hợp pháp nêu trên được thực hiện nhằm bảo đảm tổ chức triển khai thống nhất, đúng thẩm quyền, đúng trình tự, đúng thời hạn theo quy định; qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho công dân khi thực hiện các thủ tục đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú, điều chỉnh thông tin về cư trú, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người dân; đồng thời nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về cư trú, góp phần giữ vững an ninh, trật tự, thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng chính quyền số trên địa bàn phường.

Thứ nhất, về căn cứ pháp lý thực hiện thủ tục đăng ký cư trú tại chỗ ở hợp pháp thuộc sở hữu của mình và chỗ ở hợp pháp do thuê, mượn, ở nhờ 

- Luật Cư trú số 68/2020; 

- Nghị định số 154/2024/NĐ-CP ngày 16 tháng 11 năm 2024 của Chính phủ quy định một số điều và biện pháp thi hành Luật Cư trú; 

- Nghị định số 58/2026/NĐ-CP ngày 13/02/2026 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến quy định điều kiện về an ninh, trật tự đối với một số ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện; quản lý và sử dụng  con dấu; quản lý, sử dụng pháo; quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Cư trú, Luật Căn cước. 

- Thông tư số 55/2021/TT-BCA ngày 15 tháng 5 năm 2021 của Bộ trưởng  Bộ Công an quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Cư trú; 

- Thông tư số 56/2021/TT-BCA ngày ngày 15 tháng 5 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Công an Quy định về biểu mẫu trong đăng ký, quản lý cư trú;

- Thông tư số 66/2023/TT-BCA ngày 17 tháng 11 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 55/2021/TT BCA ngày 15 tháng 5 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định chi tiết một  số điều và biện pháp thi hành Luật Cư trú; Thông tư số 56/2021/TT-BCA ngày 15  tháng 5 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định về biểu mẫu trong đăng  ký, quản lý cư trú; Thông tư số 57/2021/TT-BCA ngày 15 tháng 5 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định về quy trình đăng ký cư trú; 

- Thông tư số 53/2025/TT-BCA ngày 01/7/2025 của Bộ trưởng  Bộ Công an quy định sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 55/2021/TT-BCA ngày 15/5/2021 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Cư trú được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 66/2023/TT-BCA ngày 17/11/2023; Thông tư số 56/2021/TT-BCA ngày 15/5/2021 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định về biểu mẫu trong đăng ký, quản  lý cư trú được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 66/2023/TT-BCA ngày 17/11/2023; Thông tư số 17/2024/TT-BCA ngày 15/5/2024 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Căn cước; 

- Thông tư số 54/2025/TT-BCA ngày 01/7/2025 của Bộ trưởng  Bộ Công an quy định Quy trình đăng ký cư trú; 

- Quyết định số 9354/QĐ-BCA-C06 ngày 20/11/2025 của Bộ trưởng Bộ Công an về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký, quản lý cư trú thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Công an; 

- Nghị quyết số 22/2025/NQ-HĐND ngày 10/11/2025 của HĐND tỉnh Đồng Nai (nay là thành phố Đồng Nai) quy định về điều kiện diện tích nhà ở tối thiểu để đăng ký thường trú tại chỗ ở hợp pháp do thuê, mượn, ở nhờ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai (nay là thành phố Đồng Nai); 

- Quyết định số 52/QĐ-UBND ngày 09/01/2026 của Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai (nay là thành phố Đồng Nai) về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính và phê duyệt  quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính mới ban hành, được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực đăng ký, quản lý cư trú trên địa bàn tỉnh Đồng Nai (nay là thành phố Đồng Nai).

Thứ hai, về trình tự, cách thức thực hiện 

Theo Khoản 12 Điều 8 Nghị định số 154/2024/NĐ-CP ngày 16/11/2024, quy định trình tự, thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng chỗ ở hợp pháp, diện tích nhà ở tối thiểu để đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú như sau:

- Công dân nộp 01 hồ sơ đề nghị xác nhận bằng phương thức trực tuyến, trực tiếp, dịch vụ bưu chính công ích tới Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú; 

- Hồ sơ đề nghị xác nhận gồm: Tờ khai đề nghị xác nhận theo Mẫu số 02 ban hành kèm theo Nghị định này; 

- Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ quy định tại  điểm b khoản này, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú xem xét xác nhận và trả kết quả cho công dân; trường hợp từ chối giải quyết thì phải trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do; 

- Trường hợp công dân nộp hồ sơ đề nghị xác nhận tới cơ quan đăng ký cư trú cùng hồ sơ đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú, cơ quan đăng ký cư trú có trách nhiệm chuyển hồ sơ đề nghị xác nhận đến Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét, giải quyết”

Thứ ba, về trách nhiệm của UBND cấp xã

Theo Khoản 2 Điều 14 Nghị định số 154/2024/NĐ-CP ngày 16/11/2024 quy định như sau: Xác nhận thông tin quan hệ nhân thân, đối tượng thuộc điểm b, điểm c khoản 2 Điều 20 Luật Cư trú, thông tin về chỗ ở hợp pháp, không có tranh chấp, bảo đảm diện tích bình quân để đăng ký thường trú cho công dân trên cơ sở đề xuất của công chức tư pháp - hộ tịch, địa chính, Công an cấp xã

Những lưu ý khi có nhu cầu xác nhận chỗ ở hợp pháp để bổ túc hồ sơ đăng ký cư trú

Ủy ban nhân dân phường Trấn Biên đề nghị công dân khi có nhu cầu xác nhận chỗ ở hợp pháp để bổ túc hồ sơ đăng ký cư trú cần chủ động xác định rõ loại hình chỗ ở (chỗ ở hợp pháp thuộc sở hữu của mình; chỗ ở hợp pháp do thuê, mượn, ở nhờ) và đối chiếu với các điều kiện, tiêu chí theo quy định pháp luật hiện hành để chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác, thống nhất ngay từ đầu.

Đối với trường hợp đăng ký cư trú tại chỗ ở hợp pháp do thuê, mượn, ở nhờ, công dân cần lưu ý bảo đảm các điều kiện liên quan, trong đó tập trung vào: sự đồng ý của chủ hộ/chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp, điều kiện về diện tích nhà ở tối thiểu (theo quy định của địa phương) và các nội dung thông tin phải kê khai trong hồ sơ theo đúng biểu mẫu, quy trình đã được công bố. Trường hợp công dân chưa thống nhất được với chủ hộ/chủ sở hữu về phương thức thể hiện sự đồng ý (ký xác nhận, văn bản đồng ý hoặc xác nhận theo hình thức điện tử theo quy định), đề nghị chủ động thống nhất trước khi nộp hồ sơ để hạn chế việc bổ sung, chỉnh sửa, làm kéo dài thời gian giải quyết.

Khuyến khích công dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến (khi đủ điều kiện áp dụng), ưu tiên sử dụng các thông tin, giấy tờ đã được cơ quan nhà nước quản lý, xác thực; đồng thời phối hợp cung cấp thông tin liên hệ rõ ràng để cơ quan tiếp nhận thuận lợi trong việc hướng dẫn, trao đổi khi cần thiết. Trong quá trình giải quyết, công dân có trách nhiệm theo dõi trạng thái hồ sơ, kịp thời bổ sung, hoàn thiện theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền (nếu phát sinh).

Trong quá trình thực hiện, đề nghị công dân liên hệ Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Trấn Biên hoặc Công an phường Trấn Biên để được hướng dẫn cụ thể theo từng trường hợp; đồng thời nghiêm túc chấp hành các hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền nhằm bảo đảm hồ sơ được tiếp nhận, giải quyết đúng quy định, đúng thời hạn, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân và hiệu quả công tác quản lý cư trú trên địa bàn phường.