PHƯỜNG TRẤN BIÊN ĐẨY MẠNH ĐƠN GIẢN HÓA THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DỰA TRÊN DỮ LIỆU – TẠO THUẬN LỢI CHO NGƯỜI DÂN KHI CẤP GIẤY XÁC NHẬN THÂN NHÂN CỦA NGƯỜI CÓ CÔNG

Thực hiện Quyết định số 3495/QĐ-UBND ngày 20/10/2026 của Chủ tịch UBND thành phố Đồng Nai về việc công bố danh mục TTHC được tái cấu trúc quy trình giải quyết, có thành phần hồ sơ được thay thế bằng dữ liệu thuộc phạm vi chức năng quản lý của ngành Nội vụ thành phố Đồng Nai, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên chủ động chuẩn bị các điều kiện cần thiết, sẵn sàng hỗ trợ, hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục “Cấp giấy xác nhận thân nhân của người có công”, mã TTHC 1.010833, thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã.

1. Điểm mới: Thay thế giấy tờ bằng dữ liệu, giảm thành phần hồ sơ

Theo danh mục ban hành kèm Quyết định số 3495/QĐ-UBND, thủ tục “Cấp giấy xác nhận thân nhân của người có công” thuộc lĩnh vực người có công là TTHC cấp xã được tái cấu trúc dựa trên dữ liệu.

Điểm mới đáng chú ý là Căn cước công dân được xác định là thành phần hồ sơ có thể thay thế bằng dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Việc tái cấu trúc này góp phần đổi mới phương thức tiếp nhận, giải quyết TTHC theo hướng khai thác, sử dụng thông tin điện tử thay cho yêu cầu người dân cung cấp giấy tờ đã có dữ liệu tương ứng trong hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu được sử dụng theo quy định.

Thay vì tập trung vào việc tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ bản giấy, quy trình được định hướng theo hướng khai thác dữ liệu để phục vụ giải quyết hồ sơ. Qua đó, từng bước giảm yêu cầu cung cấp lại thông tin, hạn chế việc sao chụp giấy tờ, giảm chi phí đi lại và tạo thuận lợi hơn cho người dân, nhất là thân nhân người có công khi thực hiện thủ tục hành chính.

2. Những cải tiến thiết thực đối với người dân

Việc tái cấu trúc TTHC dựa trên dữ liệu mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Giảm giấy tờ phải cung cấp: Thông tin thuộc phạm vi dữ liệu được khai thác, sử dụng để thay thế thành phần hồ sơ sẽ giúp hạn chế việc yêu cầu người dân nộp lại giấy tờ tương ứng.

• Đơn giản hóa quy trình thực hiện: Tăng cường sử dụng dữ liệu điện tử trong quá trình tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết hồ sơ theo quy định.

• Tiết kiệm thời gian, chi phí: Hạn chế việc chuẩn bị, sao chụp giấy tờ và đi lại bổ sung hồ sơ khi thông tin cần thiết đã có thể được khai thác hợp pháp từ cơ sở dữ liệu.

• Nâng cao tính minh bạch: Giúp quá trình tiếp nhận, kiểm tra thông tin và giải quyết hồ sơ từng bước được thực hiện thống nhất, rõ ràng hơn.

• Nâng cao chất lượng phục vụ: Hướng tới nền hành chính hiện đại, lấy người dân làm trung tâm, đồng thời nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng dữ liệu số trong giải quyết TTHC.

Đặc biệt, đối với thủ tục cấp giấy xác nhận thân nhân của người có công, việc đơn giản hóa thành phần hồ sơ góp phần giảm bớt gánh nặng thủ tục cho các gia đình chính sách, thể hiện tinh thần cải cách hành chính gắn với nâng cao chất lượng phục vụ và chăm lo tốt hơn cho người có công với cách mạng cùng thân nhân.

3. Trình tự thực hiện thủ tục hành chính theo phương án tái cấu trúc dựa trên dữ liệu

Theo mục 1.7.2, Phụ lục II ban hành kèm Quyết định số 1203/QĐ-BNV ngày 06/10/2026 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, quy trình giải quyết thủ tục “Cấp giấy xác nhận thân nhân của người có công” được mô tả cụ thể như sau:

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ

Cá nhân chuẩn bị đầy đủ các thành phần hồ sơ điện tử theo yêu cầu. Tài liệu có thể được quét (scan), chụp từ bản chính hoặc sử dụng trực tiếp các bản điện tử đã có sẵn theo quy định pháp luật. Cá nhân có thể lựa chọn tài liệu từ thiết bị cá nhân, kho dữ liệu điện tử, ví VNeID hoặc các kho lưu trữ khác và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tài liệu đã cung cấp.

Thành phần hồ sơ gồm:

•  Đơn đề nghị cấp giấy xác nhận thân nhân của người có công.

          Bản sao được chứng thực từ một trong các giấy tờ sau:

Giấy chứng nhận người có công hoặc Kỷ niệm chương người hoạt động cách mạng, kháng chiến, bảo vệ Tổ quốc, làm nghĩa vụ quốc tế bị địch bắt tù, đày; Huân chương, Huy chương kháng chiến; Huân chương, Huy chương chiến thắng; Kỷ niệm chương “Tổ quốc ghi công”; bằng “Có công với nước”.

+ Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền ban hành, xác nhận mối quan hệ với người có công, gồm: căn cước công dân.

Bước 2. Nộp hồ sơ

Cá nhân truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/, đăng nhập bằng tài khoản VNeID, lựa chọn thủ tục hành chính và cơ quan, đơn vị thực hiện.

Hệ thống tự động kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và điền các thông tin căn cước công dân đã được xác thực vào biểu mẫu điện tử (E-Form) tương ứng với thủ tục được lựa chọn.

Hệ thống tự động xác định các thành phần, tài liệu cần thiết phải nộp. Cá nhân thực hiện tái sử dụng dữ liệu đã có từ kết quả giải quyết TTHC trước đó, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành (nếu có) hoặc đính kèm tài liệu đã chuẩn bị từ Kho quản lý dữ liệu cá nhân lên hệ thống.

Bước 3. Tiếp nhận hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, xem xét tính chính xác và đầy đủ của các thành phần hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ: Cán bộ hướng dẫn người dân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ thông qua Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ gửi đến tài khoản của công dân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

- Trường hợp hồ sơ không thuộc thẩm quyền tiếp nhận: Cán bộ lập Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ và gửi đến tài khoản của công dân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và chuyển hồ sơ điện tử đến cơ quan chuyên môn để giải quyết theo quy trình nội bộ quy định.

Bước 4. Thẩm định hồ sơ

       Cơ quan chuyên môn xem xét hồ sơ điện tử theo quy định và quy trình nội bộ giải quyết TTHC. Hệ thống cung cấp các biểu mẫu điện tử chuẩn hóa để cán bộ thụ lý sử dụng trong trường hợp thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết hoặc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

Sau khi xem xét hồ sơ hợp lệ, cán bộ trình lãnh đạo ký duyệt. Kết quả giải quyết TTHC được lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký duyệt, chuyển đến bộ phận văn thư điện tử để lấy số, vào sổ và đóng dấu điện tử.

Cán bộ xác nhận kết thúc quy trình giải quyết trên hệ thống với trạng thái “Đã xử lý xong”.

Bước 5. Trả kết quả

Sau khi cán bộ xác nhận kết thúc quy trình giải quyết, hệ thống tự động chuyển kết quả giải quyết bản điện tử đến Kho cơ sở dữ liệu điện tử của cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC/VNeID để lưu trữ, sử dụng và khai thác cho các thủ tục hành chính tiếp theo. Cán bộ Bộ phận Một cửa xác nhận trả kết quả trên hệ thống với trạng thái “Đã trả kết quả”.

Trường hợp kiểm tra kết quả phát hiện sai sót, hồ sơ được trả lại cho đơn vị giải quyết để thực hiện giải quyết lại. Trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định bắt buộc hoặc cá nhân có yêu cầu, kết quả giải quyết bản giấy sẽ được chuyển phát đến địa chỉ đăng ký của cá nhân thông qua dịch vụ bưu chính công ích.

4. Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên sẵn sàng hỗ trợ, phục vụ người dân

Để việc triển khai phương án tái cấu trúc TTHC dựa trên dữ liệu được thực hiện thuận lợi, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên chú trọng công tác công khai thông tin, hướng dẫn và hỗ trợ người dân ngay từ khâu tiếp nhận hồ sơ.

Trung tâm chủ động thực hiện các nội dung sau:

- Công khai, niêm yết đầy đủ thông tin: Cập nhật, công khai danh mục TTHC, thành phần hồ sơ được thay thế bằng dữ liệu và các thông tin liên quan để người dân dễ dàng tra cứu, tiếp cận và thực hiện.

- Hướng dẫn tận tình, dễ hiểu: Hỗ trợ người dân xác định các thông tin cần cung cấp, cách thức thực hiện thủ tục và các bước cần thiết; giải đáp kịp thời những nội dung còn chưa rõ.

        - Chủ động khai thác dữ liệu điện tử: Thực hiện việc tra cứu, khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo đúng thẩm quyền, quy trình và điều kiện kỹ thuật được cấp có thẩm quyền quy định; hạn chế yêu cầu người dân cung cấp lại giấy tờ đã có thể được thay thế bằng dữ liệu hợp lệ.

- Hỗ trợ xử lý vướng mắc: Khi thông tin chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc chưa thể khai thác, công chức hướng dẫn cụ thể cách xử lý, bổ sung thông tin hoặc giấy tờ cần thiết theo quy định, hạn chế việc người dân phải đi lại nhiều lần.

- Quan tâm các đối tượng cần hỗ trợ: Tăng cường hướng dẫn người cao tuổi, người gặp khó khăn khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến và các đối tượng chính sách, bảo đảm mọi người dân đều có cơ hội tiếp cận và sử dụng dịch vụ hành chính công thuận lợi.

- Nâng cao tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ: Mỗi công chức thực hiện nhiệm vụ với tinh thần tận tình, trách nhiệm, công khai, minh bạch, lấy sự hài lòng của người dân làm thước đo chất lượng phục vụ.

Trung tâm xác định việc triển khai đơn giản hóa TTHC dựa trên dữ liệu không chỉ là nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin mà còn là yêu cầu đổi mới phương thức phục vụ, chuyển từ tư duy yêu cầu người dân cung cấp giấy tờ sang chủ động khai thác, sử dụng dữ liệu hợp pháp để giải quyết công việc.

5. Người dân cần phối hợp như thế nào?

Để quá trình giải quyết thủ tục diễn ra thuận lợi, người dân có nhu cầu cấp giấy xác nhận thân nhân của người có công cần lưu ý:

- Chủ động liên hệ Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên để được hướng dẫn về trình tự, cách thức thực hiện và thành phần hồ sơ theo quy định hiện hành.

- Cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ để phục vụ việc tra cứu, đối chiếu dữ liệu.

- Phối hợp bổ sung, điều chỉnh thông tin trong trường hợp dữ liệu chưa có, chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc chưa thể khai thác theo quy định.

- Thực hiện theo hướng dẫn của công chức tiếp nhận; trao đổi trực tiếp khi gặp khó khăn để được hỗ trợ kịp thời.

- Chủ động tìm hiểu thông tin TTHC được công khai tại Trung tâm và trên các kênh thông tin chính thức của cơ quan có thẩm quyền.

Việc thay thế giấy tờ bằng dữ liệu được thực hiện theo danh mục, phạm vi và điều kiện khai thác dữ liệu được cấp có thẩm quyền công bố. Do đó, người dân không nên tự ý bỏ qua các thành phần hồ sơ khác chưa được xác định là có thể thay thế.

6. Chung tay xây dựng nền hành chính hiện đại, phục vụ Nhân dân

Tái cấu trúc quy trình giải quyết TTHC dựa trên dữ liệu không chỉ là sự thay đổi về phương thức xử lý hồ sơ mà còn là bước tiến trong tư duy phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước: chuyển từ yêu cầu người dân cung cấp nhiều loại giấy tờ sang chủ động khai thác, sử dụng dữ liệu hợp pháp để giải quyết công việc.

Với tinh thần chủ động, trách nhiệm và tận tình, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên sẵn sàng đồng hành, hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục “Cấp giấy xác nhận thân nhân của người có công”, góp phần giảm giấy tờ, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả giải quyết TTHC và chất lượng phục vụ Nhân dân.

Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên – Lấy sự hài lòng của người dân làm thước đo chất lượng phục vụ; lấy dữ liệu số làm nền tảng thúc đẩy cải cách hành chính, hướng tới nền hành chính công khai, minh bạch, hiện đại và thuận tiện.