VĂN BẢN ĐIỆN TỬ KÝ SỐ THAY THẾ VĂN BẢN GIẤY TỪ NGÀY 01/11/2026 Những điểm mới, khác biệt và ý nghĩa thực tiễn trong quản lý, điều hành

Nếu các quy định trước đây chủ yếu tạo lập cơ sở pháp lý cho việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước, thì Quyết định 43/2026/QĐ-TTg thể hiện bước chuyển rõ hơn từ cho phép thực hiện trên môi trường điện tử sang ưu tiên và tổ chức thực hiện toàn trình trên môi trường điện tử. Điểm mới không chỉ nằm ở giá trị pháp lý của văn bản điện tử mà còn ở cách thức kiểm soát chữ ký số, xác thực, lưu vết, theo dõi trạng thái, bảo đảm an toàn và hạn chế việc sử dụng song song văn bản giấy.

Văn bản điện tử ký số được dùng để thay thế việc gửi, nhận văn bản giấy

Theo Khoản 1 Điều 11 Quy chế quy định văn bản điện tử được ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy và được luân chuyển qua Trục liên thông để thay thế việc gửi, nhận văn bản giấy, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác. Đây là quy định cần được các cơ quan, đơn vị lưu ý trong tổ chức thực hiện từ ngày 01/11/2026.

So với cách thức quản lý văn bản truyền thống, điểm thay đổi có ý nghĩa thực tiễn là khâu “in - ký - đóng dấu - đóng gói - gửi - tiếp nhận - vào sổ - lưu bản giấy” không còn là quy trình mặc định đối với văn bản thuộc phạm vi luân chuyển trên Trục liên thông. Quy trình được chuyển sang “tạo lập - ký số - phát hành - gửi - tiếp nhận - xử lý - lưu trữ” trên môi trường điện tử.

So với quy định trước đây: từ công nhận giá trị pháp lý đến thiết lập cơ chế “điện tử là phương thức ưu tiên”

Quyết định 28/2018/QĐ-TTg đã đặt nền tảng quan trọng cho việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, trong đó văn bản điện tử được ký số đúng quy định có giá trị pháp lý tương ứng với bản gốc văn bản giấy. Quyết định 43/2026/QĐ-TTg tiếp tục kế thừa nguyên tắc này nhưng quy định cụ thể hơn về tổ chức vận hành Trục liên thông và nhấn mạnh việc sử dụng văn bản điện tử toàn trình. Điểm cần nhấn mạnh là Quyết định mới không đơn thuần bỏ giấy về mặt hình thức. Thay đổi quan trọng hơn là chuyển cả quy trình quản lý văn bản sang môi trường điện tử, trong đó hệ thống kỹ thuật tham gia trực tiếp vào việc xác thực, kiểm tra chữ ký, ghi nhận trạng thái và lưu vết giao dịch.

Văn bản điện tử toàn trình trở thành hướng thực hiện được ưu tiên

Bên cạnh đó, tại Khoản 5 Điều 5 quy định ưu tiên gửi, nhận văn bản điện tử toàn trình. Đây là văn bản được tạo lập, ký số, phát hành, gửi và nhận hoàn toàn trên môi trường điện tử; không sử dụng song song văn bản giấy và không phải là văn bản được số hóa từ bản giấy bằng thiết bị quét.

Quy định này tạo ra sự phân biệt rất rõ giữa văn bản điện tử thực chất và bản giấy được quét thành file. Một file PDF được scan từ công văn giấy có thể giúp trao đổi nhanh hơn, nhưng về bản chất vẫn là sản phẩm của quy trình giấy. Ngược lại, văn bản toàn trình được hình thành, ký, phát hành và luân chuyển điện tử ngay từ đầu, qua đó giảm đáng kể các khâu trung gian.

Hệ thống không chỉ truyền văn bản mà còn tự động kiểm soát tính hợp lệ

Một điểm mới có tính kỹ thuật nhưng tác động trực tiếp đến cán bộ xử lý văn bản là Khoản 2 Điều 11: Trục liên thông tự động kiểm tra và cảnh báo đối với văn bản chưa được ký số hoặc có chữ ký số không hợp lệ khi gửi, nhận. Đây là bước chuyển từ kiểm soát chủ yếu bằng thao tác của cán bộ sang tăng cường kiểm soát ngay tại hệ thống.

Chẳng hạn, nếu văn bản đã hoàn thành nội dung nhưng chưa có chữ ký số hợp lệ, hệ thống có thể cảnh báo trước khi văn bản được gửi đi. Điều này giúp hạn chế tình trạng văn bản đến không bảo đảm điều kiện pháp lý, giảm việc phải gửi lại hoặc xử lý bổ sung, đồng thời nâng cao trách nhiệm của người thực hiện phát hành văn bản.

Quy chế đồng thời yêu cầu các giao dịch trên Trục liên thông phải được xác thực, lưu vết và bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng chống chối bỏ. Cơ quan, tổ chức gửi hoặc nhận văn bản còn phải lưu trữ văn bản và bảo đảm giá trị pháp lý trong suốt quá trình lưu trữ theo pháp luật về lưu trữ. Vì vậy, “không dùng giấy” không đồng nghĩa với “không cần lưu trữ”; trách nhiệm lưu trữ chuyển mạnh sang quản trị hồ sơ điện tử đúng quy định.

Điểm mới về quản trị, vận hành: tăng trách nhiệm của cơ quan, đơn vị

Quy chế không chỉ quy định giá trị của văn bản mà còn đặt ra yêu cầu về kết nối, tài khoản, máy chủ bảo mật, an toàn mạng, quản lý dữ liệu, hỗ trợ và xử lý sự cố. Trục liên thông được quy định vận hành liên tục 24 giờ trong ngày và 07 ngày trong tuần; đồng thời có cơ chế giám sát, cảnh báo và phối hợp xử lý khi phát sinh sự cố.

Đáng chú ý, Quy chế quy định thời gian cam kết hỗ trợ xử lý sự cố; đối với sự cố ảnh hưởng đến dịch vụ cung cấp trên Trục liên thông, thời gian hỗ trợ, phản hồi được quy định theo mức độ và trường hợp cụ thể. Cơ chế này giúp chuyển từ cách xử lý sự cố mang tính tình huống sang quản trị dịch vụ có trách nhiệm, có đầu mối và có thời gian phản hồi.

Ý nghĩa thực tiễn đối với UBND các cấp, nhất là cấp xã, phường

Quy chế áp dụng đối với các bộ, cơ quan ngang bộ, UBND các cấp và các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Vì vậy, việc triển khai không phải là nhiệm vụ riêng của cơ quan quản lý hệ thống mà liên quan trực tiếp đến quy trình xử lý công việc hằng ngày tại UBND cấp xã, phường.

- Thứ nhất, giảm thời gian và chi phí hành chính: hạn chế in ấn, sao chụp, đóng gói, chuyển phát và tiếp nhận văn bản giấy; rút ngắn thời gian văn bản đi – đến giữa các cơ quan.

- Thứ hai, nâng cao tính minh bạch và khả năng truy xuất: văn bản được xác thực, lưu vết, theo dõi trạng thái, giúp xác định rõ quá trình gửi, nhận và xử lý.

- Thứ ba, giảm rủi ro do thao tác thủ công: cơ chế kiểm tra, cảnh báo chữ ký số giúp phát hiện sớm văn bản chưa ký hoặc ký không hợp lệ.

- Thứ tư, thúc đẩy thay đổi phương thức làm việc: cán bộ không chỉ biết sử dụng phần mềm mà phải hình thành thói quen xử lý hồ sơ, văn bản và lưu trữ theo quy trình số.

- Thứ năm, tạo nền tảng cho liên thông dữ liệu và điều hành số: khi văn bản được tạo lập và xử lý toàn trình, dữ liệu có thể tiếp tục được khai thác để theo dõi tiến độ, phục vụ chỉ đạo, điều hành và kiểm tra.

          Quy chế áp dụng đối với các Bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân các cấp và các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Các cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc sử dụng ngân sách nhà nước, các cơ quan, tổ chức khác nếu có nhu cầu và đáp ứng điều kiện tham gia kết nối vào Trục liên thông văn bản quốc gia có thể áp dụng các nội dung được quy định tại Quy chế này.