Rút ngắn thời gian chờ đợi khi giải quyết thủ tục hành chính chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên

Với tinh thần "Lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ", Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên đã triển khai nhiều giải pháp đổi mới trong tổ chức tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, trong đó nổi bật là việc rút ngắn thời gian chờ đợi đối với thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký.

Đây là hai thủ tục hành chính có số lượng hồ sơ phát sinh lớn, được người dân thực hiện thường xuyên để phục vụ nhu cầu học tập, lao động, việc làm, giao dịch dân sự, kinh doanh và thực hiện các thủ tục hành chính khác. Trước đây, vào các khung giờ cao điểm, người dân phải lấy số thứ tự và chờ đến lượt thực hiện chứng thực. Mặc dù thời hạn giải quyết theo quy định được thực hiện ngay trong ngày đối với hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, nhưng thời gian chờ tại quầy giao dịch có thời điểm kéo dài từ 15 đến 20 phút, đặc biệt vào đầu giờ làm việc, đầu tuần hoặc sau các kỳ nghỉ lễ.

Xuất phát từ yêu cầu nâng cao chất lượng phục vụ và giảm thời gian chờ đợi cho người dân, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên đã rà soát toàn bộ quy trình giải quyết thủ tục, bố trí, phân công công chức phù hợp theo khối lượng công việc, đồng thời chuẩn hóa các bước tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và thực hiện chứng thực. Việc hướng dẫn người dân chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ khâu tiếp nhận, kết hợp xử lý linh hoạt đối với các hồ sơ đơn giản đã góp phần giảm đáng kể thời gian giải quyết.

Đối với hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện kiểm tra bản chính, đối chiếu nội dung, lập chứng thực và trình ký ngay trong quá trình tiếp nhận. Nhờ đó, thời gian người dân phải chờ để nhận kết quả được rút ngắn từ khoảng 02 – 04 giờ xuống còn khoảng 5-10 phút đối với các trường hợp thông thường. Người dân chỉ cần đến Trung tâm một lần, nộp hồ sơ và nhận kết quả ngay sau khi hoàn thành các bước kiểm tra theo quy định, không phải quay lại nhiều lần hoặc chờ đến cuối buổi làm việc.

Đối với các trường hợp cần chứng thực nhiều loại giấy tờ hoặc số lượng bản sao lớn, Trung tâm chủ động sắp xếp công việc khoa học, ưu tiên xử lý liên tục để bảo đảm người dân nhận kết quả trong thời gian sớm nhất mà vẫn tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật. Đồng thời, công chức thường xuyên hướng dẫn người dân sắp xếp hồ sơ theo thứ tự, kiểm tra tính đầy đủ của giấy tờ trước khi thực hiện chứng thực, góp phần hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ hoặc thực hiện lại thủ tục.

Bên cạnh việc rút ngắn thời gian chờ đợi, Trung tâm còn công khai đầy đủ thành phần hồ sơ, mức thu phí, lệ phí và quy trình thực hiện; bố trí khu vực chờ thuận tiện, trang bị hệ thống lấy số thứ tự, màn hình hiển thị tiến độ giải quyết hồ sơ và công khai số điện thoại hỗ trợ để kịp thời giải đáp các khó khăn, vướng mắc của người dân.

Đặc biệt, việc giải quyết nhanh hồ sơ luôn đi đôi với yêu cầu đúng quy định, đúng thẩm quyền và bảo đảm an toàn pháp lý. Mọi trường hợp chứng thực đều được kiểm tra kỹ bản chính, đối chiếu thông tin, xác định năng lực, ý chí của người yêu cầu (đối với chứng thực chữ ký) và thực hiện đầy đủ các bước theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn có liên quan. Việc rút ngắn thời gian chờ đợi là kết quả của việc cải tiến quy trình, ứng dụng công nghệ thông tin và nâng cao hiệu quả phối hợp trong giải quyết công việc, không phải cắt giảm các bước kiểm tra bắt buộc.

Sau thời gian triển khai, mô hình đã mang lại nhiều kết quả tích cực. Người dân được phục vụ nhanh hơn, giảm thời gian chờ đợi, tiết kiệm chi phí đi lại và có thêm thời gian dành cho công việc, học tập và sinh hoạt. Đồng thời, áp lực tại quầy giao dịch vào các khung giờ cao điểm cũng được giảm đáng kể, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm Phục vụ hành chính công.

Việc rút ngắn thời gian chờ đợi khi giải quyết thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký là một giải pháp cụ thể, thiết thực trong cải cách hành chính của phường Trấn Biên, thể hiện tinh thần "Đúng quy định – Nhanh chóng – Thuận tiện – Chuyên nghiệp – Lấy sự hài lòng của người dân làm thước đo chất lượng phục vụ".

Trong thời gian tới, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên sẽ tiếp tục rà soát, cải tiến quy trình giải quyết các thủ tục hành chính có tần suất phát sinh lớn, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao chất lượng đội ngũ công chức và xây dựng môi trường hành chính hiện đại, thân thiện, minh bạch, góp phần thực hiện hiệu quả mục tiêu xây dựng nền hành chính phục vụ và chính quyền số trên địa bàn phường.