NHIỀU ĐIỂM MỚI TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH: GIẢM GIẤY TỜ, ĐẨY MẠNH SỐ HÓA, NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG PHỤC VỤ NGƯỜI DÂN

Nhằm tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính, chuyển đổi số và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp, ngày 30/9/2026, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 13/2026/TT-BTP hướng dẫn thi hành một số nội dung về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia. Thông tư có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10/10/2026, với nhiều nội dung đáng chú ý theo hướng đơn giản hóa quy trình, tăng cường khai thác dữ liệu, ứng dụng công nghệ và nâng cao tính công khai, minh bạch trong giải quyết thủ tục hành chính.

Đây là những quy định có ý nghĩa thiết thực, góp phần từng bước chuyển đổi từ phương thức quản lý dựa nhiều vào hồ sơ, giấy tờ sang phương thức phục vụ dựa trên dữ liệu, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm.

1. Khai thác, tái sử dụng dữ liệu – người dân không phải kê khai, nộp lại thông tin đã có

Một trong những nội dung quan trọng của Thông tư số 13/2026/TT-BTP là quy định rõ trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trong việc chủ động khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu để thay thế những thành phần hồ sơ tương ứng.

Theo Điều 18 và Điều 19 của Thông tư, khi thông tin, dữ liệu đã được kết nối, chia sẻ, đủ điều kiện khai thác và đáp ứng yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính, cơ quan nhà nước không yêu cầu tổ chức, cá nhân kê khai hoặc nộp lại dữ liệu, giấy tờ tương ứng mà cơ quan đang quản lý hoặc được cơ quan nhà nước khác chia sẻ. Thông tin có sẵn còn được ưu tiên sử dụng để tự động điền vào biểu mẫu điện tử, tạo thuận lợi cho việc thực hiện dịch vụ công trực tuyến.

Quy định này mang lại lợi ích trực tiếp cho người dân và doanh nghiệp: giảm số lượng giấy tờ phải chuẩn bị, hạn chế việc kê khai trùng lặp, tiết kiệm thời gian đi lại và chi phí sao chụp, chứng thực tài liệu. Đồng thời, trách nhiệm xác minh, khai thác và sử dụng dữ liệu được đặt rõ hơn đối với cơ quan nhà nước, thay vì chuyển toàn bộ gánh nặng cung cấp thông tin sang người thực hiện thủ tục.

Đáng chú ý, trong trường hợp thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu được kết nối, chia sẻ và đủ điều kiện khai thác, người dân chỉ cần cung cấp hoặc xác nhận bổ sung khi dữ liệu chưa có, chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc pháp luật có yêu cầu. Trường hợp dữ liệu không đầy đủ, không chính xác dẫn đến không thể khai thác để giải quyết hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu bổ sung thông tin theo quy định.

Điều này thể hiện rõ tinh thần cải cách: cơ quan nhà nước phải chủ động khai thác dữ liệu để phục vụ người dân; không yêu cầu người dân thực hiện lại những việc có thể được giải quyết thông qua dữ liệu hợp pháp đã có.

2. Mở rộng khả năng thực hiện thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính

Thông tư tiếp tục cụ thể hóa việc thực hiện thủ tục hành chính không phụ thuộc vào địa giới hành chính, tạo điều kiện để người dân tiếp cận dịch vụ công thuận tiện hơn.

Theo Điều 15, Điều 16 và Điều 17, danh mục thủ tục hành chính thực hiện không phụ thuộc địa giới hành chính được công bố theo phạm vi cấp tỉnh hoặc phạm vi toàn quốc, tùy theo thẩm quyền và điều kiện đáp ứng của từng thủ tục.

Đối với những thủ tục đủ điều kiện, người dân có thể nộp hồ sơ tại địa điểm tiếp nhận được công bố mà không nhất thiết phải đến nơi cư trú hoặc địa bàn truyền thống gắn với việc giải quyết thủ tục. Việc triển khai phải đáp ứng các yêu cầu về chuẩn hóa quy trình, số hóa hồ sơ và kết quả, kết nối và chia sẻ dữ liệu, khả năng luân chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền; đồng thời bảo đảm các điều kiện khác theo quy định.

Sau khi được giải quyết, kết quả điện tử có thể được hệ thống tự động gửi đến kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính. Trường hợp có nhu cầu nhận kết quả bản giấy, người dân có thể đăng ký nhận tại Bộ phận Một cửa nơi giải quyết hồ sơ hoặc qua dịch vụ bưu chính theo quy định.

Điểm cải tiến này góp phần giảm sự phụ thuộc vào địa điểm tiếp nhận hồ sơ, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, nhất là đối với người dân làm việc, học tập hoặc sinh sống xa nơi cư trú. Tuy nhiên, không phải tất cả thủ tục hành chính đều mặc nhiên được thực hiện trên phạm vi toàn quốc; người dân cần tra cứu danh mục đã được cơ quan có thẩm quyền công bố để xác định thủ tục và địa điểm tiếp nhận phù hợp.

3. Ki-ốt thông minh – thêm phương thức tiếp cận dịch vụ công hiện đại.

Một điểm mới đáng chú ý khác là việc khuyến khích triển khai ki-ốt thông minh tại Bộ phận Một cửa, Trung tâm Phục vụ hành chính công và các điểm tiếp nhận, trả kết quả phù hợp với điều kiện thực tế.

Theo Điều 8, Điều 9 và Điều 10 của Thông tư, ki-ốt thông minh có thể tích hợp nhiều chức năng hỗ trợ người dân như lấy số thứ tự; tra cứu thủ tục, thành phần hồ sơ, thời hạn giải quyết, phí và lệ phí; kê khai, hoàn thiện và nộp hồ sơ; xác thực danh tính; số hóa giấy tờ; thanh toán trực tuyến; theo dõi tiến độ và tiếp cận kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

Việc triển khai ki-ốt thông minh hướng đến mục tiêu giúp người dân chủ động hơn trong quá trình thực hiện thủ tục, giảm thời gian chờ đợi và tăng khả năng tiếp cận dịch vụ công trực tuyến ngay tại nơi tiếp nhận hồ sơ. Những thủ tục có tần suất giao dịch lớn, mang tính thiết yếu và có quy trình đơn giản được ưu tiên xem xét triển khai để sử dụng hiệu quả nguồn lực.

Đặc biệt, Thông tư quy định việc hỗ trợ sử dụng ki-ốt phải ưu tiên người cao tuổi, người khuyết tật, người gặp khó khăn trong tiếp cận công nghệ và những đối tượng cần hỗ trợ khác. Cán bộ hướng dẫn có trách nhiệm hỗ trợ người dân sử dụng thiết bị nhưng vẫn bảo đảm người dân tự quyết định và chịu trách nhiệm về nội dung hồ sơ, thông tin kê khai.

Cùng với đó, việc xác thực danh tính, kết nối và xử lý dữ liệu phải tuân thủ các yêu cầu về an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân. Đối với hồ sơ nộp qua ki-ốt, dữ liệu cá nhân không được lưu trữ tại thiết bị đầu cuối theo quy định của Thông tư. Cần lưu ý, ki-ốt thông minh là phương thức hỗ trợ thực hiện thủ tục hành chính, không làm thay đổi thành phần hồ sơ, trình tự, thời hạn, thẩm quyền giải quyết hoặc trách nhiệm của cơ quan có thẩm quyền. Việc triển khai được thực hiện căn cứ nhu cầu, điều kiện cơ sở vật chất và khả năng đáp ứng của hệ thống.

4. Công khai hồ sơ mẫu, video hướng dẫn – giúp người dân chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu

Nhằm khắc phục tình trạng người dân chưa nắm rõ thành phần hồ sơ, cách kê khai hoặc phải bổ sung nhiều lần, Điều 24 của Thông tư quy định Bộ phận Một cửa công khai bộ hồ sơ mẫu đối với những thủ tục có thành phần hồ sơ phức tạp hoặc có nhu cầu thực hiện thường xuyên.

Bộ hồ sơ mẫu phải thể hiện đầy đủ thành phần hồ sơ, cách thức kê khai, cách thức chuẩn bị tài liệu và các lỗi thường gặp. Đối với những thủ tục cần hướng dẫn trực quan, video hướng dẫn mẫu được xây dựng và công khai bằng phương thức phù hợp để người dân dễ dàng tiếp cận, theo dõi và thực hiện.

Đây là giải pháp có ý nghĩa thiết thực trong cải cách hành chính, bởi chất lượng phục vụ không chỉ được quyết định ở khâu tiếp nhận, giải quyết hồ sơ mà còn bắt đầu từ việc giúp người dân hiểu đúng, chuẩn bị đúng và nộp hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu.

Khi có tài liệu hướng dẫn rõ ràng, người dân có thể chủ động tra cứu trước khi đến Trung tâm hoặc thực hiện dịch vụ công trực tuyến. Qua đó, hạn chế sai sót trong quá trình kê khai, giảm việc đi lại nhiều lần, tiết kiệm thời gian cho cả người dân và công chức tiếp nhận hồ sơ.

Thông tư cũng yêu cầu hồ sơ mẫu phải ẩn toàn bộ dữ liệu cá nhân, ghi rõ tính chất minh họa và ngày cập nhật; không được sử dụng hồ sơ mẫu để đặt thêm thành phần hồ sơ hoặc yêu cầu kê khai ngoài quy định. Đây là yêu cầu quan trọng nhằm bảo đảm việc hướng dẫn thực sự phục vụ người dân, không làm phát sinh thủ tục hoặc giấy tờ không cần thiết.

5. Chuẩn hóa biểu mẫu, giảm sổ sách và tăng cường quản lý hồ sơ điện tử

Thông tư số 13/2026/TT-BTP tiếp tục thúc đẩy việc chuyển đổi phương thức quản lý hồ sơ từ giấy sang điện tử thông qua các quy định về biểu mẫu và theo dõi quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Theo Điều 22 và Điều 23, Thông tư ban hành hệ thống biểu mẫu phục vụ giải quyết thủ tục hành chính, bao gồm giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ; văn bản xin lỗi và đề nghị gia hạn thời gian giải quyết; văn bản yêu cầu dừng giải quyết, thông báo dừng giải quyết hồ sơ; phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và sổ theo dõi hồ sơ.

Các biểu mẫu được thiết kế để sử dụng trên phương tiện điện tử và có thể in trên khổ giấy A4 khi cần thiết. Thông tin đã có trên hệ thống hoặc được khai thác từ cơ sở dữ liệu được tự động tích hợp vào biểu mẫu khi đáp ứng điều kiện; người thực hiện thủ tục hành chính không phải kê khai lại thông tin đã có thể khai thác.

Đặc biệt, sổ theo dõi hồ sơ điện tử được quản lý trực tiếp trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và không bắt buộc in sổ giấy nếu hệ thống bảo đảm đầy đủ thông tin theo quy định. Cơ quan cũng không yêu cầu lập, ghi chép lại bằng sổ giấy, phiếu hoặc biểu mẫu riêng đối với những thông tin đã được hệ thống tự động ghi nhận và đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý.

Việc chuẩn hóa biểu mẫu, giảm trùng lặp trong ghi chép và quản lý hồ sơ điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí hành chính, nâng cao tính thống nhất và khả năng tra cứu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác theo dõi, kiểm tra, giám sát tiến độ giải quyết hồ sơ.

6. Minh bạch quy trình, xác định rõ trách nhiệm trong từng bước xử lý

Một nội dung có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng phục vụ là việc chuẩn hóa quy trình nội bộ và quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính.

Theo Điều 20 và Điều 21, quy trình phải được xây dựng theo hướng đơn giản hóa, tái cấu trúc, tái sử dụng dữ liệu và từng bước thực hiện thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính theo lộ trình, phù hợp với quy định pháp luật và thực tiễn triển khai.

Mỗi bước xử lý trong quy trình điện tử phải xác định rõ thứ tự thực hiện, điều kiện chuyển bước, biểu mẫu điện tử, trạng thái hồ sơ, yêu cầu ký số, cơ quan thực hiện, người hoặc đơn vị chịu trách nhiệm, thời hạn giải quyết, dữ liệu đầu vào và kết quả đầu ra. Tên và mã trạng thái, thời điểm bắt đầu và kết thúc từng bước, người thực hiện và thời gian xử lý thực tế cũng phải được thống nhất để phục vụ theo dõi, cảnh báo quá hạn và đánh giá trách nhiệm.

Những quy định này góp phần tăng tính minh bạch trong toàn bộ quá trình giải quyết hồ sơ. Người dân có cơ sở theo dõi tình trạng xử lý, trong khi cơ quan quản lý có điều kiện nhận diện khâu còn chậm trễ, xác định trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân và kịp thời chấn chỉnh những hạn chế trong thực thi công vụ.

Cùng với đó, Thông tư yêu cầu hoạt động tại Bộ phận Một cửa phải bảo đảm công khai, minh bạch, lấy sự hài lòng của tổ chức, cá nhân làm thước đo chất lượng và hiệu quả phục vụ. Đây là định hướng xuyên suốt, khẳng định cải cách hành chính không chỉ dừng lại ở ứng dụng công nghệ mà còn phải gắn với trách nhiệm, thái độ và hiệu quả phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.

7. Người dân cần chủ động thực hiện như thế nào?

Để tận dụng hiệu quả những cải tiến trong giải quyết thủ tục hành chính, người dân và doanh nghiệp cần lưu ý một số nội dung sau:

• Chủ động tra cứu thủ tục: Tìm hiểu thành phần hồ sơ, cách thức thực hiện, thời hạn giải quyết và phí, lệ phí trên Cổng Dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn hoặc liên hệ Trung tâm Phục vụ hành chính công để được hướng dẫn.

Cung cấp thông tin chính xác: Khi thực hiện thủ tục, cần bảo đảm thông tin kê khai đầy đủ, chính xác; phối hợp bổ sung hoặc điều chỉnh khi dữ liệuchưa có, chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.

• Tận dụng dịch vụ công trực tuyến: Chủ động sử dụng các phương thức điện tử, tài khoản định danh điện tử và các tiện ích được cung cấp để nộp hồ sơ, thanh toán trực tuyến, theo dõi tiến độ và nhận kết quả khi thủ tục đáp ứng điều kiện.

• Tìm hiểu hồ sơ mẫu và video hướng dẫn: Đối với những thủ tục có thành phần hồ sơ phức tạp hoặc thường xuyên thực hiện, nên nghiên cứu tài liệu hướng dẫn để chuẩn bị đầy đủ, hạn chế sai sót và tránh phải đi lại nhiều lần.

• Liên hệ để được hỗ trợ khi cần thiết: Người cao tuổi, người khuyết tật và người chưa thành thạo công nghệ có thể đề nghị công chức tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hỗ trợ tra cứu, kê khai và thực hiện dịch vụ công trực tuyến.

Người dân cần lưu ý rằng việc khai thác dữ liệu, sử dụng biểu mẫu điện tử, ki-ốt thông minh hoặc thực hiện thủ tục không phụ thuộc địa giới hành chính đều phải đáp ứng điều kiện và phạm vi áp dụng theo quy định. Các phương thức mới không làm thay đổi thành phần hồ sơ, trình tự, thời hạn hoặc thẩm quyền giải quyết đã được pháp luật quy định.

Cải cách hành chính phải bắt đầu từ những thuận lợi thiết thực cho người dân

Thông tư số 13/2026/TT-BTP có hiệu lực từ ngày 10/10/2026, tạo cơ sở hướng dẫn cụ thể hơn cho việc tổ chức và vận hành Bộ phận Một cửa, chuẩn hóa quy trình điện tử, tái sử dụng dữ liệu và nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công.

Đối với Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên, việc triển khai các nội dung của Thông tư cần gắn với yêu cầu thực tiễn: tăng cường hướng dẫn người dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến; nâng cao chất lượng số hóa và khai thác dữ liệu; công khai, minh bạch quy trình, thời hạn giải quyết; giảm tối đa việc yêu cầu cung cấp lại thông tin đã có đủ điều kiện khai thác; đồng thời tiếp tục quan tâm hỗ trợ những người còn gặp khó khăn khi tiếp cận công nghệ.

Cải cách hành chính chỉ thực sự có ý nghĩa khi người dân cảm nhận được sự thay đổi qua từng lần thực hiện thủ tục: ít giấy tờ hơn, ít phải kê khai lại, giảm thời gian đi lại, dễ dàng theo dõi hồ sơ và được phục vụ minh bạch, tận tình, trách nhiệm hơn.

Với tinh thần lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên tiếp tục hướng đến xây dựng môi trường hành chính hiện đại, công khai, thuận tiện, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của chính quyền và thúc đẩy chuyển đổi số trong giải quyết thủ tục hành chính.