HỌC BẠ SỐ – TỪ HỒ SƠ GIẤY ĐẾN DỮ LIỆU GIÁO DỤC SỐ

Số hóa học bạ không chỉ giúp giảm giấy tờ, thuận tiện trong quản lý và sử dụng kết quả học tập, mà còn mở ra khả năng xác thực, kết nối và khai thác dữ liệu giáo dục trên môi trường số. Đây là một bước tiến phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số và thực tiễn giải quyết thủ tục hành chính hiện nay.

Ngày 04/10/2026, Thông tư số 70/2026/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về quản lý và sử dụng học bạ số trong các cơ sở giáo dục phổ thông và cơ sở giáo dục thường xuyên chính thức có hiệu lực. Thông tư quy định cụ thể về việc tạo lập, cập nhật, ký số, phát hành, khai thác, sử dụng, lưu trữ, kết nối, chia sẻ và bảo mật dữ liệu học bạ số. 

TỪ THỰC TIỄN GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH 

Tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Trấn Biên, hằng ngày tiếp nhận và giải quyết số lượng lớn hồ sơ có nhu cầu sao y, chứng thực bằng tốt nghiệp, học bạ, bảng điểm và các giấy tờ liên quan đến quá trình học tập để phục vụ việc xin việc làm, chuyển trường, học tập hoặc hoàn thiện hồ sơ cá nhân. Khối lượng hồ sơ lớn tạo áp lực đáng kể cho đội ngũ cán bộ, công chức trong việc tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu và xử lý hồ sơ, nhất là đối với những giấy tờ được cấp từ nhiều thời điểm và cơ sở giáo dục khác nhau.

Thực tế tiếp nhận hồ sơ cũng cho thấy có trường hợp bằng cấp, bảng điểm, giấy tờ học tập có dấu hiệu không thống nhất, thiếu thông tin để đối chiếu, thậm chí xuất hiện giấy tờ giả hoặc có thông tin không chính xác. Khi chưa có đầy đủ dữ liệu điện tử để kiểm tra, xác thực, việc xác minh thường phải thực hiện thủ công, mất thời gian và cần phối hợp với cơ quan, cơ sở giáo dục có thẩm quyền. Điều này không chỉ làm tăng khối lượng công việc của cán bộ, công chức mà còn kéo dài thời gian xử lý trong một số trường hợp.

Từ thực tiễn đó, việc xây dựng và triển khai học bạ số, dữ liệu số về văn bằng, chứng chỉ và quá trình học tập là yêu cầu cần thiết. Thay vì phụ thuộc chủ yếu vào hồ sơ giấy và bản sao, kết quả học tập được quản lý dưới dạng dữ liệu điện tử, được tạo lập, cập nhật, kiểm tra, xác nhận, ký số, phát hành, lưu trữ và khai thác theo quy định.

Khi dữ liệu học tập được tạo lập và quản lý ngay từ cơ sở giáo dục, cơ quan nhà nước có thêm nguồn dữ liệu chính thống để tra cứu, kiểm tra và đối chiếu, qua đó góp phần giảm thời gian xác minh, giảm áp lực xử lý hồ sơ cho cán bộ, công chức, đồng thời hạn chế nguy cơ sử dụng giấy tờ giả, giấy tờ không chính xác. Về lâu dài, người dân cũng giảm sự phụ thuộc vào việc lưu giữ, sao y và xuất trình nhiều loại giấy tờ bản giấy khi thực hiện các thủ tục hành chính.

HỌC BẠ SỐ LÀ GÌ?

Theo Thông tư số 70/2026/TT-BGDĐT, học bạ số là học bạ của người học được tạo lập, cập nhật, quản lý, khai thác và sử dụng bằng phương tiện điện tử, với dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống quản lý học bạ số của ngành Giáo dục. 

Học bạ số được hình thành từ dữ liệu về quá trình học tập, rèn luyện của người học và phải đáp ứng các yêu cầu về tính đầy đủ, chính xác, xác thực, khả năng kết nối và khai thác. Đáng chú ý, học bạ số có giá trị pháp lý khi được tạo lập, cập nhật, xác thực, ký số và phát hành theo đúng quy định của pháp luật. 

Bên cạnh đó, Học bạ số được sử dụng chính thức sau khi hoàn thành việc kiểm tra, xác thực dữ liệu và ký số. Việc ký số được thực hiện bởi cá nhân có thẩm quyền và cơ sở giáo dục; bao gồm các bước hoàn thiện dữ liệu, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận, ký số cá nhân, ký số của cơ sở giáo dục và cập nhật trạng thái ký số trên hệ thống. Mỗi lần phát hành học bạ số, bản điện tử hoặc trích lục điện tử phải được ghi nhận trên hệ thống, bảo đảm có thể kiểm tra, xác thực và truy xuất nguồn gốc.

HỌC BẠ SỐ MANG LẠI NHỮNG LỢI ÍCH GÌ?

1. Thuận tiện cho người học

Người học có quyền được tra cứu, khai thác học bạ số của mình theo quy định, phục vụ nhu cầu học tập và các giao dịch hợp pháp liên quan đến quá trình học tập như chuyển trường, tuyển sinh, xác nhận kết quả học tập, rèn luyện, xét hoàn thành chương trình, xét lên lớp, cấp bản điện tử, trích lục, xác minh thông tin học tập, thực hiện thủ tục hành chính và phục vụ công tác quản lý giáo dục.

Việc số hóa cũng góp phần giảm việc phải bảo quản, sao chụp và mang theo nhiều loại giấy tờ trong những trường hợp cần sử dụng thông tin học tập.

2. Tăng khả năng xác thực thông tin

Dữ liệu học bạ số được tạo lập, cập nhật, kiểm tra, xác nhận và ký số theo quy định, qua đó tạo cơ sở thuận lợi hơn cho việc kiểm tra và đối chiếu thông tin học tập. 

Đây là điểm có ý nghĩa thực tiễn trong bối cảnh cơ quan, tổ chức ngày càng có nhu cầu xác minh thông tin bằng cấp, quá trình học tập khi tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ hoặc thực hiện các thủ tục liên quan.

3. Hạn chế sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy

Khi dữ liệu học tập được quản lý trên hệ thống, người học và cơ sở giáo dục từng bước giảm sự phụ thuộc vào việc lưu giữ, sao chụp và luân chuyển hồ sơ giấy.

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu học bạ, văn bằng số cho người học theo mã định danh cá nhân đã được nêu trong chương trình hành động thực hiện Nghị quyết 71 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển giáo dục và đào tạo.

Tháng 9/2025, Thủ tướng giao các bộ ngành, địa phương sớm cắt giảm hồ sơ với hơn 320 thủ tục hành chính đã được tích hợp trên VNeID thay thế giấy tờ vật lý. Lãnh đạo Chính phủ đề nghị cán bộ, công chức, viên chức khi làm thủ tục hành chính không được yêu cầu công dân nộp, xuất trình giấy tờ đã có thông tin tích hợp trên ứng dụng này.

4. Tăng khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu

Học bạ số được thiết kế theo hướng có khả năng kết nối, tích hợp và chia sẻ dữ liệu với các hệ thống có liên quan theo quy định, góp phần hình thành hệ sinh thái dữ liệu giáo dục. 

Dữ liệu học bạ số tại các cơ sở giáo dục phải được kết nối, đồng bộ với cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo theo chuẩn dữ liệu, chuẩn kỹ thuật do Bộ GD-ĐT quy định; bảo đảm khả năng tích hợp, khai thác trên nền tảng số giáo dục quốc gia, Cổng Dịch vụ công quốc gia, ứng dụng định danh quốc gia VNeID và các hệ thống thông tin có liên quan khi đáp ứng điều kiện kết nối, xác thực, an toàn thông tin.

5. Góp phần hiện đại hóa quản lý giáo dục

Việc quản lý dữ liệu học tập trên môi trường số tạo điều kiện để cơ quan quản lý và cơ sở giáo dục tra cứu, quản lý, khai thác thông tin nhanh chóng, chính xác và thống nhất hơn.

DỮ LIỆU HỌC BẠ SỐ ĐƯỢC BẢO VỆ NHƯ THẾ NÀO?

Học bạ số chứa thông tin về quá trình học tập của người học. Vì vậy, an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư là những nội dung được Thông tư quy định.

Việc quản lý học bạ số phải bảo đảm an toàn trong toàn bộ quá trình tạo lập, cập nhật, lưu trữ, truyền nhận, khai thác và sử dụng dữ liệu. 

Việc khai thác, sử dụng dữ liệu phải đúng thẩm quyền, đúng mục đích và đúng phạm vi; không tự ý cung cấp, chia sẻ hoặc sử dụng dữ liệu học bạ số trái quy định.

Người học cũng có quyền được bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp liên quan đến dữ liệu học bạ số của mình. 

Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Trấn Biên tiếp tục đồng hành, hướng dẫn người dân trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính, góp phần đưa các tiện ích của chuyển đổi số đến gần hơn với người dân.