NHIỀU ĐIỂM MỚI TRONG THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ: GIẢM GIẤY TỜ, TĂNG TÁI SỬ DỤNG DỮ LIỆU, HƯỚNG ĐẾN DỊCH VỤ CÔNG CHỦ ĐỘNG

Trong tiến trình cải cách hành chính gắn với chuyển đổi số, việc ứng dụng công nghệ không chỉ dừng lại ở tiếp nhận hồ sơ trực tuyến mà còn hướng đến thay đổi căn bản cách thức giải quyết thủ tục hành chính: giảm giấy tờ phải cung cấp, hạn chế việc kê khai lặp lại thông tin, giảm đi lại và nâng cao chất lượng phục vụ. Thông tư số 14/2026/TT-BTP đã cụ thể hóa định hướng này thông qua nhiều quy định đáng chú ý.

1. Số hóa hồ sơ gắn với khả năng tái sử dụng dữ liệu, hạn chế số hóa hình thức

Một trong những điểm đáng chú ý của Thông tư là quy định cụ thể quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính, từ sao chụp tài liệu, bóc tách dữ liệu, cấp mã kết quả số hóa đến lưu trữ dữ liệu điện tử.

Đặc biệt, Thông tư quy định không thực hiện số hóa đối với giấy tờ, tài liệu đã được cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý. Quy định này góp phần tránh trùng lặp thao tác, hạn chế việc số hóa những dữ liệu đã có, đồng thời thúc đẩy khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn dữ liệu được hình thành trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Bên cạnh việc chuyển đổi giấy tờ thành tệp điện tử, Thông tư còn yêu cầu bóc tách các thông tin cơ bản như mã định danh cá nhân, tên giấy tờ, số ký hiệu, ngày cấp, cơ quan cấp và thời hạn hiệu lực (nếu có). Dữ liệu sau số hóa được lưu trữ, quản lý theo quy định, tạo điều kiện tra cứu và tái sử dụng trong các thủ tục hành chính có liên quan.

Điều này cho thấy số hóa không đơn thuần là quét, chụp và lưu trữ tài liệu, mà phải tạo ra dữ liệu có cấu trúc, chính xác, có khả năng khai thác, sử dụng lại, qua đó từng bước giảm sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy.

2. Tái cấu trúc quy trình để thực chất cắt giảm giấy tờ, giảm thời gian và chi phí

Thông tư số 14/2026/TT-BTP nhấn mạnh việc rà soát, đánh giá và thiết kế lại quy trình giải quyết thủ tục hành chính trước khi xây dựng hoặc hoàn thiện dịch vụ công trực tuyến.

Theo đó, việc tái cấu trúc quy trình hướng đến bốn kết quả quan trọng: cắt giảm thủ tục hành chính không cần thiết; giảm việc đi lại, tiếp xúc trực tiếp của người dân, doanh nghiệp; giảm thành phần hồ sơ, giấy tờ phải cung cấp; giảm các bước xử lý trực tiếp hoặc thủ công của cơ quan nhà nước.

Đáng chú ý, khi thông tin, giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân và có thể khai thác, sử dụng thì cơ quan có thẩm quyền thực hiện rà soát theo hướng cắt giảm thành phần hồ sơ tương ứng, đồng thời điều chỉnh mẫu đơn, tờ khai để hỗ trợ tra cứu dữ liệu.

Đối với trường hợp dữ liệu đã được công bố, chia sẻ và sẵn sàng khai thác để thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ, Thông tư quy định phải hoàn thành việc tái cấu trúc quy trình trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ thời điểm dữ liệu được công bố, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Quy định này góp phần thúc đẩy chuyển đổi từ phương thức quản lý dựa nhiều vào giấy tờ sang phương thức khai thác, chia sẻ dữ liệu; hạn chế tình trạng người dân phải cung cấp lại thông tin mà cơ quan nhà nước đã có khả năng tra cứu hợp pháp.

3. Biểu mẫu điện tử thông minh hơn, hạn chế kê khai nhiều lần

Một cải tiến quan trọng khác là yêu cầu rà soát, chuẩn hóa mẫu đơn, tờ khai và xây dựng biểu mẫu điện tử tương tác theo hướng đơn giản, rõ ràng, chỉ yêu cầu những thông tin thực sự cần thiết cho việc giải quyết thủ tục hành chính.

Theo quy định tại Thông tư, biểu mẫu điện tử tương tác được thiết kế để có thể tự động điền, xác nhận thông tin đã được số hóa, chia sẻ; đồng thời hỗ trợ tìm kiếm, tích hợp, kết nối hoặc đăng tải thành phần hồ sơ từ Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân và các cơ sở dữ liệu có liên quan.

Thay vì phải tự nhập lại nhiều trường thông tin hoặc chuẩn bị, tải lên những giấy tờ đã có thể khai thác từ dữ liệu điện tử, người thực hiện thủ tục hành chính sẽ từng bước được hỗ trợ hoàn thành biểu mẫu nhanh chóng, thuận tiện hơn.

Việc chuẩn hóa biểu mẫu không chỉ giảm thao tác cho người dân mà còn góp phần hạn chế sai sót khi kê khai, nâng cao chất lượng dữ liệu đầu vào và giảm khối lượng công việc thủ công của cán bộ, công chức trong quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ.

4. Hướng đến dịch vụ công trực tuyến chủ động, không chỉ chờ người dân yêu cầu

Điểm mới có ý nghĩa cải cách nổi bật của Thông tư là quy định tiêu chí lựa chọn, rà soát và xây dựng dịch vụ công trực tuyến chủ động trên cơ sở dữ liệu và khả năng kết nối, chia sẻ giữa các hệ thống thông tin.

Thông tư xác định bốn mức độ dịch vụ công trực tuyến chủ động, với phạm vi hỗ trợ tăng dần:

• Mức độ 1: Chủ động nhắc nhở người dân, doanh nghiệp khi đến thời điểm thực hiện thủ tục hoặc phát sinh nghĩa vụ.

• Mức độ 2: Chủ động nhắc nhở và chuẩn bị trước một phần hồ sơ, thông tin cần thiết.

• Mức độ 3: Nhắc nhở, chuẩn bị hồ sơ và khuyến nghị phương án dịch vụ phù hợp trên cơ sở dữ liệu phân tích, so sánh.

• Mức độ 4: Nhắc nhở, chuẩn bị hồ sơ, khuyến nghị phương án dịch vụ và tự động thực hiện khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.

Đối với dịch vụ công trực tuyến chủ động mức độ 4, hệ thống phải gửi thông báo dự thảo kết quả giải quyết trước khi gửi kết quả chính thức, bảo đảm tổ chức, cá nhân có quyền xác nhận, từ chối hoặc yêu cầu điều chỉnh theo quy định pháp luật.

Cách tiếp cận này mở ra hướng chuyển đổi từ nền hành chính chủ yếu xử lý yêu cầu khi người dân nộp hồ sơ sang nền hành chính chủ động sử dụng dữ liệu để thông báo, hỗ trợ và cung cấp dịch vụ đúng thời điểm. Đặc biệt, đối với các thủ tục liên quan đến an sinh xã hội, hỗ trợ doanh nghiệp hoặc các nghĩa vụ cần thực hiện theo thời hạn, dịch vụ công chủ động có thể góp phần hạn chế bỏ sót quyền lợi, giảm nguy cơ chậm thực hiện thủ tục và nâng cao hiệu quả phục vụ.

Tuy nhiên, việc triển khai từng mức độ phải căn cứ vào mức độ sẵn sàng của dữ liệu, hạ tầng kỹ thuật, khả năng kết nối, chia sẻ và các điều kiện pháp lý tương ứng; không đồng nghĩa mọi thủ tục hành chính đều được tự động thực hiện ngay khi Thông tư có hiệu lực.

5. Kết quả điện tử có giá trị pháp lý, thuận lợi cho tra cứu và sử dụng lại

Thông tư quy định kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử phải đáp ứng thể thức theo pháp luật chuyên ngành về công tác văn thư và có giá trị pháp lý như kết quả giải quyết thủ tục hành chính bằng bản giấy.

Kết quả điện tử được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính theo quy định; đồng thời cung cấp thông tin đường dẫn để tổ chức, cá nhân có thể tra cứu tại Kho quản lý dữ liệu điện tử trên hệ thống.

Quy định này góp phần thúc đẩy việc sử dụng kết quả giải quyết thủ tục hành chính dưới dạng điện tử, tạo thuận lợi cho việc lưu giữ, tra cứu và khai thác lại khi thực hiện các thủ tục liên quan, từng bước giảm nhu cầu sử dụng, xuất trình và lưu giữ nhiều bản giấy.

Cùng với đó, quá trình số hóa phải bảo đảm dữ liệu đầy đủ, chính xác, toàn vẹn và tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

6. Người dân cần làm gì để tận dụng những cải tiến mới?

Để việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử ngày càng thuận tiện, người dân và doanh nghiệp cần chủ động sử dụng các kênh dịch vụ công trực tuyến theo hướng dẫn; cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ khi thực hiện thủ tục; kiểm tra, lưu giữ thông tin và kết quả giải quyết hồ sơ điện tử để thuận tiện tra cứu, sử dụng khi cần thiết.

Khi thực hiện thủ tục hành chính, người dân có thể tìm hiểu thông tin, thành phần hồ sơ và cách thức nộp hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc liên hệ Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên để được hướng dẫn, hỗ trợ thực hiện thủ tục trực tuyến.

Đối với những trường hợp còn hạn chế về kỹ năng số, người cao tuổi hoặc người chưa quen sử dụng dịch vụ công trực tuyến, việc được hướng dẫn trực tiếp sẽ giúp quá trình tiếp cận dịch vụ thuận lợi hơn, đồng thời từng bước hình thành thói quen sử dụng các tiện ích số trong giải quyết công việc hành chính.

Cải cách thực chất bắt đầu từ việc giảm những gì người dân không còn cần phải làm

Thông tư số 14/2026/TT-BTP không chỉ đặt ra yêu cầu về kỹ thuật số hóa mà còn định hướng đổi mới toàn diện quy trình giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Từ khai thác dữ liệu để giảm giấy tờ, chuẩn hóa biểu mẫu để hạn chế kê khai lặp lại, đến xây dựng dịch vụ công chủ động và tăng cường sử dụng kết quả điện tử, các quy định đều hướng đến mục tiêu giảm thời gian, chi phí tuân thủ và nâng cao chất lượng phục vụ.

Trên tinh thần đó, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên tiếp tục đồng hành, hướng dẫn và hỗ trợ người dân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến, góp phần đưa các tiện ích của chuyển đổi số vào thực tiễn, xây dựng nền hành chính công khai, minh bạch, hiện đại, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ.