XỬ LÝ NGHIÊM CÁN BỘ, CÔNG CHỨC YÊU CẦU NGƯỜI DÂN NỘP THÊM GIẤY TỜ ĐÃ ĐƯỢC KHAI THÁC TỪ CƠ SỞ DỮ LIỆU

Một trong những điểm đáng chú ý của Luật Chuyển đổi số số 148/2025/QH15 là tăng trách nhiệm của cơ quan nhà nước và đội ngũ cán bộ, công chức trong việc khai thác, sử dụng dữ liệu số khi giải quyết thủ tục hành chính.

Luật được Quốc hội thông qua ngày 11/12/2025, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2026.

Cán bộ yêu cầu người dân nộp thêm giấy tờ có thể bị xử lý

Theo điểm b khoản 3 Điều 32 yêu cầu xử lý theo quy định của pháp luật có liên quan đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động khi yêu cầu nộp thêm giấy tờ trong trường hợp hệ thống thông tin phục vụ giải quyết thủ tục hành chính đã kết nối, khai thác, sử dụng được dữ liệu từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

Đây là quy định thể hiện rõ sự thay đổi trong phương thức phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước: Khi dữ liệu đã có và hệ thống đã có khả năng khai thác, trách nhiệm kiểm tra, khai thác dữ liệu thuộc về cơ quan nhà nước; không chuyển trách nhiệm đó trở lại cho người dân bằng cách yêu cầu nộp thêm giấy tờ.

Không thể “cứ yêu cầu cho chắc”

Trong thực tế giải quyết thủ tục hành chính, có thể phát sinh tình trạng cán bộ yêu cầu người dân cung cấp thêm giấy tờ với lý do như “để đối chiếu”, “để đầy đủ hồ sơ” hoặc “hồ sơ trước đây vẫn làm như vậy”. Tuy nhiên, trong quá trình chuyển đổi số, cách làm này cần được thay đổi.

Trước khi yêu cầu người dân bổ sung giấy tờ, cán bộ thực hiện thủ tục cần xác định: Thành phần giấy tờ đó có được pháp luật quy định hay không; Thông tin trong giấy tờ đó đã có trong cơ sở dữ liệu hay chưa; Hệ thống phục vụ giải quyết thủ tục hành chính đã kết nối và khai thác được dữ liệu hay chưa; Có thể sử dụng dữ liệu điện tử thay cho việc yêu cầu người dân cung cấp lại giấy tờ hay không.

Không được tự đặt thêm thành phần hồ sơ hoặc yêu cầu người dân cung cấp lại thông tin mà hệ thống đã có khả năng khai thác, sử dụng theo quy định.

Cần phân biệt trường hợp “đã khai thác được” và “chưa khai thác được”

Quy định này không có nghĩa là mọi trường hợp yêu cầu bổ sung giấy tờ đều là vi phạm.

Trường hợp dữ liệu đã có và hệ thống đã khai thác, sử dụng được: Nếu cán bộ vẫn yêu cầu người dân nộp thêm giấy tờ chứa chính thông tin đã có thể khai thác thì thuộc trường hợp được quy định về xử lý theo pháp luật có liên quan.

Trường hợp hệ thống chưa khai thác được dữ liệu: Cơ quan giải quyết cần chủ động xác minh, khai thác bằng phương thức phù hợp hoặc phối hợp với đầu mối kỹ thuật để xử lý. Không nên mặc nhiên yêu cầu người dân tự đi thu thập lại giấy tờ chỉ vì hệ thống chưa khai thác được dữ liệu.

Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định riêng: Việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ phải thực hiện theo quy định pháp luật chuyên ngành tương ứng.

Giấy tờ, thông tin đã tích hợp trên VNeID

Theo quy định về định danh và xác thực điện tử, khi tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, cơ quan có thẩm quyền thực hiện khai thác, sử dụng danh tính điện tử, thông tin, giấy tờ đã được tích hợp trên ứng dụng định danh quốc gia VNeID theo quy định.

Trong trường hợp hệ thống có thể khai thác được thông tin, giấy tờ đã tích hợp thì không đặt ra việc yêu cầu cá nhân, tổ chức tiếp tục nộp hoặc xuất trình lại giấy tờ đó chỉ để cung cấp lại thông tin mà cơ quan nhà nước đã có thể khai thác.

Việc khai thác dữ liệu phải đúng mục đích, đúng thẩm quyền, đồng thời bảo đảm an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền riêng tư của người dân.

Tăng trách nhiệm của người thực thi công vụ

Quy định mới đặt ra một yêu cầu rất rõ: Chuyển đổi số không chỉ là đưa thủ tục hành chính lên môi trường điện tử, mà còn phải thay đổi phương thức thực thi công vụ.

Cán bộ, công chức không chỉ có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, mà còn phải chủ động khai thác dữ liệu, sử dụng dữ liệu và phối hợp xử lý khi dữ liệu chưa khai thác được.

Do đó, việc yêu cầu người dân bổ sung giấy tờ phải có căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế, không thể thực hiện theo thói quen hoặc theo cách “yêu cầu cho chắc”.

Đây cũng là yêu cầu nhằm tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính, trách nhiệm giải trình và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp.

Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Trấn Biên thực hiện

Tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Trấn Biên, việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện theo nguyên tắc: Đúng quy định – đúng thành phần hồ sơ – chủ động khai thác dữ liệu – không yêu cầu người dân cung cấp lại thông tin đã có thể khai thác.

Cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ tại Trung tâm có trách nhiệm: Kiểm tra quy định → kiểm tra thành phần hồ sơ → khai thác dữ liệu → xử lý hồ sơ → chỉ yêu cầu bổ sung khi thực sự cần thiết và có căn cứ.

Trung tâm đồng thời tiếp tục hướng dẫn, hỗ trợ người dân sử dụng VNeID, dịch vụ công trực tuyến và các tiện ích số, góp phần giảm giấy tờ, giảm thời gian, giảm số lần đi lại và nâng cao chất lượng phục vụ.

Người dân cần biết

Khi thực hiện thủ tục hành chính, nếu được yêu cầu cung cấp thêm giấy tờ, người dân có quyền hỏi rõ căn cứ pháp lý và lý do phải bổ sung; đặc biệt đối với những thông tin, giấy tờ mà người dân đã cung cấp trước đó hoặc đã được tích hợp, lưu trữ trên các hệ thống dữ liệu.

Dữ liệu đã có – cơ quan nhà nước chủ động khai thác. Không để người dân phải đi xin lại giấy tờ chỉ để cung cấp thông tin mà Nhà nước đã có.