Tích Hợp Giấy Tờ Trên Vneid – Không Yêu Cầu Nộp Lại Giấy Tờ Đã Có Dữ Liệu

1. ĐIỂM MỚI CẦN ĐẶC BIỆT LƯU Ý: ĐÃ CÓ GIẤY TỜ, DỮ LIỆU TRÊN VNeID THÌ KHÔNG ĐƯỢC YÊU CẦU NỘP, XUẤT TRÌNH LẠI

Một trong những nội dung có ý nghĩa thực tiễn nổi bật của Nghị định số 320/2026/NĐ-CP là sửa đổi nguyên tắc sử dụng danh tính điện tử, thông tin và giấy tờ đã được tích hợp trên Ứng dụng định danh quốc gia.

Theo quy định mới, cơ quan, tổ chức, cá nhân khi tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, dịch vụ công, giao dịch dân sự và các hoạt động khác phải khai thác, sử dụng danh tính điện tử, thông tin, giấy tờ đã được tích hợp trên Ứng dụng định danh quốc gia; không được yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp hoặc xuất trình bản chính, bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên ứng dụng.

Đây là nội dung cần được người dân đặc biệt quan tâm bởi ý nghĩa rất rõ ràng: giấy tờ đã được tích hợp, có thể khai thác hợp lệ trên VNeID thì về nguyên tắc không phải tiếp tục mang bản giấy đến nộp hoặc xuất trình lại trong quá trình thực hiện thủ tục.

Quy định này góp phần giảm đáng kể việc sử dụng hồ sơ giấy, hạn chế tình trạng người dân phải mang theo nhiều loại giấy tờ khi giao dịch với cơ quan nhà nước, đồng thời tạo cơ sở pháp lý để chuyển mạnh từ phương thức kiểm tra giấy tờ sang khai thác dữ liệu điện tử.

2. TÍCH HỢP, CẬP NHẬT GIẤY TỜ TRÊN VNeID: TỰ ĐỘNG HOẶC YÊU CẦU TÍCH HỢP ĐIỆN TỬ

Nghị định số 320/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 8 Nghị định số 69/2024/NĐ-CP, quy định cụ thể hơn về việc cập nhật, chia sẻ, khai thác thông tin, giấy tờ trong hệ thống định danh và xác thực điện tử.

Trường hợp cơ quan cấp giấy tờ đã có cơ sở dữ liệu kết nối

Các giấy tờ không thuộc bí mật nhà nước do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân sẽ được tự động đồng bộ, cập nhật vào hệ thống định danh và xác thực điện tử khi cơ quan, tổ chức đó có cơ sở dữ liệu đã kết nối với hệ thống.

Khi thông tin, giấy tờ có thay đổi, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp giấy tờ phải cập nhật. Trường hợp khách quan chưa thể cập nhật ngay tại thời điểm phát sinh thay đổi thì thời gian cập nhật trên Ứng dụng định danh quốc gia không quá 24 giờ kể từ thời điểm phát sinh dữ liệu cập nhật; trường hợp công dân có yêu cầu cập nhật trực tiếp trên ứng dụng thì thời gian cập nhật không quá 05 phút.

Trường hợp cơ quan cấp giấy tờ chưa có cơ sở dữ liệu kết nối

Chủ thể danh tính điện tử có thể gửi yêu cầu tích hợp thông tin, giấy tờ thông qua Ứng dụng định danh quốc gia. Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày hệ thống tiếp nhận yêu cầu, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp giấy tờ thực hiện tiếp nhận, xử lý và phê duyệt yêu cầu theo quy định.

Quy trình này tạo ra một cơ chế quan trọng: người dân có thể chủ động đưa giấy tờ hợp pháp của mình vào môi trường số, thay vì phải tiếp tục phụ thuộc hoàn toàn vào hồ sơ giấy trong những giao dịch về sau.

3. DANH MỤC GIẤY TỜ ĐƯỢC TÍCH HỢP: 66 LOẠI ĐỐI VỚI CÁ NHÂN, 140 LOẠI ĐỐI VỚI CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Nghị định số 320/2026/NĐ-CP bổ sung danh mục giấy tờ được tích hợp, cập nhật trên Ứng dụng định danh quốc gia.

Đối với cá nhân có 66 loại giấy tờ, trong đó có những giấy tờ gắn trực tiếp với đời sống và việc thực hiện thủ tục hành chính như: giấy khai sinh, giấy xác nhận thông tin về cư trú, hộ chiếu phổ thông, thị thực, giấy chứng nhận đăng ký phương tiện, giấy phép lái xe, giấy phép đầu tư...

Đối với cơ quan, tổ chức có 140 loại giấy tờ, gồm các giấy tờ như: giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, giấy chứng nhận tên định danh, giấy phép kinh doanh, giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu...

Việc mở rộng danh mục giấy tờ tích hợp cho thấy định danh điện tử đang được phát triển theo hướng không chỉ xác thực danh tính số cá nhân, tổ chức mà còn từng bước trở thành nơi lưu trữ, khai thác và sử dụng các giấy tờ điện tử có giá trị phục vụ giao dịch.

4. KHAI THÁC GIẤY TỜ CỦA NGƯỜI KHÁC PHẢI ĐƯỢC ĐỒNG Ý – TĂNG BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Nghị định đồng thời quy định rõ hơn về quyền khai thác thông tin, giấy tờ trong hệ thống định danh và xác thực điện tử.

Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được khai thác thông tin, giấy tờ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ; cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác thông tin, giấy tờ của chính mình.

Đối với trường hợp khai thác thông tin, giấy tờ của tổ chức, cá nhân khác thông qua Ứng dụng định danh quốc gia, phải có sự đồng ý của chủ thể thông tin, giấy tờ được khai thác. Đối với người chưa đủ 14 tuổi, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, người bị tuyên bố mất tích hoặc người đã chết, việc khai thác phải có sự đồng ý của người đại diện hợp pháp hoặc người thừa kế theo quy định.

Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, quyền riêng tư và kiểm soát việc khai thác thông tin của mỗi cá nhân, tránh tình trạng dữ liệu được sử dụng tùy tiện hoặc không đúng mục đích.

5. Ý NGHĨA THỰC TIỄN: GIẢM GIẤY TỜ, GIẢM ĐI LẠI, GIẢM THỜI GIAN CHỜ ĐỢI

Quy định mới của Nghị định số 320/2026/NĐ-CP sẽ tạo ra thay đổi rõ nét trong cách người dân thực hiện thủ tục hành chính.

Trước đây, trong nhiều trường hợp, người dân có thể phải chuẩn bị bản chính, bản sao hoặc bản chứng thực của nhiều loại giấy tờ. Khi các thông tin này đã được tích hợp và có thể khai thác trên VNeID, người dân có thêm một phương thức chứng minh thông tin bằng dữ liệu điện tử, qua đó giảm sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy.

Đối với người dân, lợi ích dễ nhận thấy là ít giấy tờ hơn, ít thao tác hơn, giảm thời gian chuẩn bị hồ sơ và giảm số lần phải đi lại. Đối với cơ quan giải quyết thủ tục hành chính, việc khai thác dữ liệu điện tử góp phần giảm khâu tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu thủ công, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả xử lý hồ sơ.

Đặc biệt, khi quy định không yêu cầu nộp, xuất trình lại giấy tờ đã được tích hợp được thực hiện đồng bộ, đây sẽ là một bước tiến quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính: người dân không còn phải “mang dữ liệu trong giấy tờ” đến cơ quan nhà nước; cơ quan nhà nước chủ động khai thác dữ liệu đã có để phục vụ người dân.

Việc thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến qua Ứng dụng định danh quốc gia cũng được thực hiện theo quy định của pháp luật về miễn, giảm phí, lệ phí; đồng thời việc khai thác danh tính điện tử phải bảo đảm an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân, đời sống riêng tư, bí mật cá nhân và bí mật gia đình.

6. TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG PHƯỜNG TRẤN BIÊN: CHỦ ĐỘNG HỖ TRỢ NGƯỜI DÂN SỐ HÓA GIẤY TỜ

Để quy định mới đi vào cuộc sống, Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Trấn Biên xác định việc tuyên truyền, hướng dẫn và hỗ trợ người dân sử dụng hiệu quả VNeID là nhiệm vụ quan trọng gắn trực tiếp với chất lượng phục vụ tại Bộ phận Một cửa.

Trong thời gian tới, Trung tâm tập trung thực hiện các nội dung:

Một là, chủ động tuyên truyền ngay tại nơi tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính. Công chức tại Trung tâm sẽ thông tin để người dân biết rõ: những giấy tờ nào có thể tích hợp trên VNeID, trường hợp nào có thể khai thác bằng dữ liệu điện tử và đặc biệt là không phải nộp, xuất trình lại giấy tờ đã được tích hợp theo quy định. Qua đó giúp người dân thay đổi thói quen chuẩn bị hồ sơ theo phương thức truyền thống.

Hai là, hỗ trợ người dân kiểm tra và sử dụng giấy tờ điện tử trên VNeID. Đối với người dân còn hạn chế về kỹ năng số, người cao tuổi hoặc chưa quen thao tác trên điện thoại thông minh, công chức và lực lượng hỗ trợ tại Trung tâm sẽ hướng dẫn từng bước cách truy cập, kiểm tra thông tin, sử dụng các tiện ích định danh điện tử và thực hiện yêu cầu tích hợp giấy tờ khi cần thiết.

Ba là, hỗ trợ theo phương châm “hướng dẫn để người dân tự thực hiện”. Việc hỗ trợ không chỉ nhằm giải quyết một giao dịch trước mắt mà hướng tới hình thành kỹ năng số cho người dân. Công chức Trung tâm sẽ ưu tiên hướng dẫn trực tiếp trên thiết bị của người dân, giúp người dân hiểu cách thực hiện để có thể chủ động sử dụng VNeID trong những lần giao dịch tiếp theo.

Bốn là, kết hợp hỗ trợ VNeID với quá trình giải quyết thủ tục hành chính. Khi tiếp nhận hồ sơ, công chức Trung tâm rà soát khả năng khai thác dữ liệu điện tử theo quy định; hướng dẫn người dân sử dụng thông tin đã tích hợp, hạn chế yêu cầu bổ sung những giấy tờ không cần thiết. Qua đó góp phần thực hiện thực chất nguyên tắc “dữ liệu đã có thì không yêu cầu người dân cung cấp lại”.

Năm là, bảo đảm an toàn, bảo mật trong quá trình hỗ trợ. Trung tâm tăng cường tuyên truyền để người dân tuyệt đối không cung cấp mật khẩu VNeID, mã OTP, mã xác thực hoặc thông tin bảo mật cho người khác; việc hỗ trợ phải bảo đảm đúng quy trình, đúng thẩm quyền và tôn trọng quyền riêng tư của người dân.

Sáu là, tiếp nhận và ghi nhận những khó khăn thực tế của người dân. Trong quá trình triển khai, Trung tâm chủ động tổng hợp các trường hợp chưa thể tích hợp, dữ liệu chưa đồng bộ, thông tin chưa chính xác hoặc người dân gặp khó khăn khi sử dụng ứng dụng để kịp thời hướng dẫn, phối hợp xử lý hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền tháo gỡ.

7. TỪ MANG GIẤY TỜ ĐẾN CƠ QUAN SANG CƠ QUAN KHAI THÁC DỮ LIỆU ĐỂ PHỤC VỤ NGƯỜI DÂN

Điểm quan trọng nhất của Nghị định số 320/2026/NĐ-CP không chỉ nằm ở việc bổ sung thêm danh mục giấy tờ trên VNeID, mà ở sự thay đổi phương thức phục vụ.

Khi dữ liệu được kết nối, cập nhật và khai thác đúng quy định, người dân sẽ từng bước giảm việc phải lưu giữ, photo, chứng thực và mang theo nhiều loại giấy tờ khi thực hiện thủ tục. Ngược lại, cơ quan nhà nước phải nâng cao năng lực khai thác dữ liệu, bảo đảm dữ liệu chính xác, kịp thời và sử dụng đúng thẩm quyền.

Đối với Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Trấn Biên, đây là cơ hội để tiếp tục cụ thể hóa phương châm lấy người dân làm trung tâm phục vụ, chuyển từ tư duy yêu cầu người dân cung cấp giấy tờ sang chủ động khai thác dữ liệu đã có, từ đó rút ngắn thời gian giao dịch, giảm áp lực hồ sơ giấy và nâng cao chất lượng phục vụ.

Người dân cần chủ động cập nhật, kiểm tra thông tin trên VNeID; Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Trấn Biên sẵn sàng hướng dẫn, hỗ trợ để người dân sử dụng hiệu quả các tiện ích định danh điện tử.

ĐỊNH DANH ĐIỆN TỬ – GIẤY TỜ ĐIỆN TỬ – DỮ LIỆU SỐ: GIẢM GIẤY TỜ, GIẢM ĐI LẠI, TĂNG TIỆN ÍCH, NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG PHỤC VỤ NHÂN DÂN.