Không Buộc Người Dân Nộp Đi Nộp Lại Các Giấy Tờ Đã Có Dữ Liệu Liên Thông

Ngày 05/8/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 309/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09/6/2025 về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 367/2025/NĐ-CP.

1. Điểm mới nổi bật: Nhà nước chủ động khai thác dữ liệu, người dân không phải cung cấp lại thông tin đã có

Một trong những nội dung đáng chú ý của Nghị định số 309/2026/NĐ-CP là tăng trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trong việc khai thác, sử dụng dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu.

Theo đó, cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu đã có để thay thế thành phần hồ sơ khi thực hiện thủ tục hành chính; không yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp lại những giấy tờ mà thông tin trong giấy tờ đó đã có dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu được cơ quan chủ quản công bố, kết nối, chia sẻ theo quy định.

Đây là điểm có ý nghĩa rất thiết thực, thể hiện rõ sự chuyển đổi từ phương thức quản lý dựa trên hồ sơ, giấy tờ sang phương thức quản lý dựa trên dữ liệu số.

Có thể hiểu đơn giản: người dân không phải làm lại việc mà hệ thống và cơ quan nhà nước đã có khả năng thực hiện. Khi thông tin đã được số hóa, kết nối và có thể khai thác hợp pháp, cơ quan nhà nước phải chủ động sử dụng thông tin đó thay vì tiếp tục yêu cầu người dân photocopy, chứng thực hoặc nộp lại giấy tờ.

Quy định này góp phần thực hiện thực chất nguyên tắc một lần khai báo – sử dụng nhiều lần, giảm giấy tờ, giảm thời gian đi lại và từng bước xây dựng nền hành chính phục vụ, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm.

2. Không phải trường hợp nào cũng yêu cầu người dân bổ sung giấy tờ

Nghị định cũng quy định rõ trường hợp ngoại lệ. Khi không thể khai thác được dữ liệu do sự cố, thảm họa hoặc thông tin chưa chính xác, cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính được yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung thông tin, giấy tờ cần thiết theo quy định.

Điều này có nghĩa là việc yêu cầu người dân cung cấp giấy tờ bổ sung phải xuất phát từ nhu cầu thực tế và căn cứ pháp lý, không phải là yêu cầu mang tính mặc định.

Do đó, cán bộ tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cần phân biệt rõ giữa:

- Thông tin đã có, khai thác được và đủ điều kiện sử dụng: không yêu cầu người dân nộp lại giấy tờ tương ứng;

- Thông tin chưa có hoặc chưa được kết nối, chia sẻ: thực hiện theo thành phần hồ sơ được pháp luật quy định;

- Dữ liệu không khai thác được do sự cố, thảm họa hoặc dữ liệu chưa chính xác: có thể yêu cầu người dân bổ sung thông tin, giấy tờ cần thiết theo quy định.

Đây cũng là cơ sở để hạn chế tình trạng “máy móc yêu cầu đủ giấy tờ”, trong khi một phần thông tin đã có trên hệ thống dữ liệu của cơ quan nhà nước.

3. Ý nghĩa thực tiễn đối với người dân và doanh nghiệp

Quy định mới mang lại lợi ích trực tiếp cho người dân, doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Trước hết, giảm thành phần hồ sơ và giấy tờ phải chuẩn bị, nhất là đối với những thông tin cơ bản đã được hình thành, lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu của Nhà nước.

Tiếp đó, giảm số lần đi lại và thời gian chờ đợi. Người dân không phải quay về nhà lấy giấy tờ, đi photocopy, chứng thực hoặc bổ sung lại thông tin mà cơ quan giải quyết đã có thể khai thác từ hệ thống.

Đồng thời, quy định góp phần nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm của cơ quan hành chính. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải chủ động kiểm tra khả năng khai thác dữ liệu trước khi yêu cầu người dân bổ sung giấy tờ; từ đó hạn chế tình trạng yêu cầu hồ sơ vượt quá quy định.

Về lâu dài, đây là bước quan trọng để hình thành nền hành chính số, trong đó dữ liệu trở thành nguồn lực phục vụ giải quyết công việc, thay vì để người dân phải mang dữ liệu của chính mình đến cơ quan nhà nước dưới dạng giấy tờ.

4. Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên chủ động chuẩn bị để thực hiện

Để quy định mới được triển khai thực chất, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên xác định việc khai thác dữ liệu và giảm giấy tờ cho người dân là một trong những nội dung quan trọng trong nâng cao chất lượng phục vụ.

Trung tâm tiếp tục rà soát quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính, xác định rõ những thành phần hồ sơ có thể được thay thế bằng dữ liệu đã có; đồng thời quán triệt công chức, người làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ thực hiện đúng nguyên tắc không yêu cầu người dân cung cấp lại thông tin mà cơ quan nhà nước đã có dữ liệu và có thể khai thác theo quy định.

Cùng với đó, Trung tâm tăng cường hướng dẫn, hỗ trợ người dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến, sử dụng VNeID và các nền tảng số, nhất là đối với người cao tuổi, người ít có điều kiện tiếp cận công nghệ. Việc hỗ trợ không chỉ dừng ở thao tác nộp hồ sơ mà còn hướng đến giúp người dân hiểu rõ quyền lợi của mình, biết khi nào cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác dữ liệu.

Trung tâm cũng chú trọng theo dõi các trường hợp phát sinh yêu cầu bổ sung giấy tờ, nhất là những trường hợp người dân phản ánh đã có thông tin trên hệ thống nhưng vẫn được yêu cầu cung cấp lại. Qua đó kịp thời kiểm tra, chấn chỉnh, thống nhất cách thực hiện và hạn chế phát sinh phiền hà trong quá trình giải quyết hồ sơ.

Đồng thời, việc triển khai được gắn với nâng cao trách nhiệm của từng công chức trong toàn bộ quy trình, từ tiếp nhận, kiểm tra, khai thác dữ liệu, luân chuyển đến giải quyết và trả kết quả; bảo đảm hồ sơ được xử lý đúng quy định, đúng thời hạn và hạn chế tối đa việc người dân phải đi lại nhiều lần.

5. Từ người dân mang giấy tờ đến sang cơ quan nhà nước chủ động khai thác dữ liệu

Nghị định số 309/2026/NĐ-CP không đơn thuần là quy định về cắt giảm thành phần hồ sơ mà còn thể hiện tư duy cải cách quan trọng: Nhà nước phải chủ động sử dụng dữ liệu để phục vụ người dân.

Đối với người dân, thông điệp cần được hiểu rõ là: Nếu thông tin, dữ liệu đã có trong cơ sở dữ liệu được kết nối, chia sẻ và đủ điều kiện khai thác thì không phải tiếp tục nộp lại giấy tờ tương ứng.

Đối với cơ quan hành chính, đây là yêu cầu nâng cao trách nhiệm: không chuyển gánh nặng quản lý dữ liệu sang cho người dân bằng cách yêu cầu người dân cung cấp lại những thông tin Nhà nước đã có.

Với tinh thần đó, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên tiếp tục hướng đến mục tiêu “phục vụ nhanh hơn – giảm giấy tờ – giảm đi lại – tăng sử dụng dữ liệu – nâng cao sự hài lòng của người dân”, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ.

Mỗi dữ liệu được khai thác đúng quy định là một lần người dân được giảm giấy tờ; mỗi thủ tục được giải quyết trên nền tảng dữ liệu là một bước tiến trong xây dựng chính quyền số và nền hành chính phục vụ.