CẤP BẢN SAO GIẤY KHAI SINH: GIẢM GIẤY TỜ, KHÔNG PHẢI KHAI LẠI THÔNG TIN ĐÃ CÓ

Người dân có thể thực hiện thủ tục cấp bản sao Giấy khai sinh trực tuyến bằng VNeID; hệ thống tự động khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu, giảm việc kê khai và tải lên giấy tờ. Kết quả điện tử được lưu trữ để thuận tiện tra cứu, sử dụng trong các giao dịch tiếp theo.

Thủ tục Cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh (Mã TTHC: 2.000635) là một trong những thủ tục hộ tịch được ưu tiên tái thiết kế do có số lượng hồ sơ phát sinh lớn. Phương án mới chuyển mạnh từ việc yêu cầu người dân tự cung cấp nhiều thông tin, giấy tờ sang kết nối, khai thác và tái sử dụng dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu của Nhà nước. 

Những điểm mới người dân cần biết

1. Không phải khai lại những thông tin Nhà nước đã có

Khi thực hiện thủ tục trực tuyến, người dân đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản VNeID và lựa chọn thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh.

Hệ thống sẽ kết nối, khai thác thông tin đã được xác thực từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và tự động điền vào biểu mẫu điện tử. Người dân chỉ cần bổ sung những thông tin chưa được khai thác hoặc những thông tin cần thiết để phục vụ việc tra cứu, giải quyết hồ sơ. 

Đặc biệt, các trường thông tin được đánh dấu (*) trong biểu mẫu không phải nhập lại nếu đã được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Phương án mới cũng cắt giảm nhiều thông tin không cần thiết như thông tin cư trú, số điện thoại, email của người yêu cầu; thông tin về giấy tờ tùy thân chỉ phải khai khi người yêu cầu không có số định danh cá nhân. 

2. Giảm giấy tờ phải xuất trình, tải lên

Nếu thông tin cá nhân trên Căn cước, Hộ chiếu... đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và được hệ thống khai thác, người yêu cầu không phải tải lên bản chụp các giấy tờ này. 

Đối với thủ tục này, hồ sơ trực tuyến cơ bản được thực hiện trên mẫu điện tử tương tác. Người dân chỉ phải đính kèm văn bản ủy quyền trong trường hợp người thực hiện thủ tục là người được ủy quyền. 

Điều này thể hiện rõ nguyên tắc: dữ liệu đã có và có thể khai thác thì ưu tiên sử dụng dữ liệu, hạn chế yêu cầu người dân tiếp tục chứng minh bằng giấy tờ.

3. Đăng nhập VNeID – không phải ký số biểu mẫu điện tử

Một điểm thuận tiện đáng chú ý là người dân đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản VNeID để thực hiện thủ tục thì không phải ký số biểu mẫu điện tử tương tác, theo phương án tái thiết kế. 

Việc cắt giảm một bước thao tác giúp quá trình nộp hồ sơ trực tuyến đơn giản hơn, đặc biệt đối với người dân thực hiện thủ tục bằng điện thoại.

4. Nhận kết quả điện tử, vẫn có thể nhận bản giấy

Sau khi thủ tục được giải quyết, bản điện tử của kết quả được tự động gửi về Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia/VNeID hoặc các phương thức điện tử theo quy định. Bản điện tử có giá trị như bản giấy khi được tạo lập, ký số theo quy định pháp luật. 

Người dân vẫn có thể lựa chọn nhận bản giấy theo phương thức đã đăng ký, như nhận trực tiếp hoặc qua bưu chính. 

Kết quả điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu số, giúp người dân thuận tiện tra cứu, lưu giữ và sử dụng trong các giao dịch điện tử tiếp theo, thay vì mỗi lần có nhu cầu lại phải chuẩn bị và bảo quản nhiều bản giấy. 

Thời gian giải quyết: trong ngày

Theo phương án tái thiết kế, thời gian giải quyết thủ tục là trong ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận sau 15 giờ mà chưa thể giải quyết ngay thì trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo. 

Đây là một điểm đáng chú ý, giúp người dân có nhu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh có thể hoàn thành thủ tục nhanh chóng, hạn chế thời gian đi lại và chờ đợi.

Thực hiện thủ tục như thế nào?

Người dân có thể thực hiện theo các bước cơ bản:

Bước 1: Đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng VNeID.

Bước 2: Chọn thủ tục “Cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh”, lựa chọn cơ quan thực hiện.

Bước 3: Kiểm tra thông tin được hệ thống tự động điền từ cơ sở dữ liệu; bổ sung những thông tin cần thiết chưa có.

Bước 4: Trường hợp thuộc diện phải đính kèm giấy tờ, thực hiện đính kèm theo hướng dẫn; nếu có ủy quyền thì đính kèm văn bản ủy quyền.

Bước 5: Nộp hồ sơ, thực hiện thanh toán phí, lệ phí nếu có và theo dõi tình trạng giải quyết trên hệ thống.

Bước 6: Nhận kết quả điện tử trên Kho dữ liệu điện tử cá nhân/Cổng Dịch vụ công quốc gia/VNeID hoặc nhận bản giấy theo phương thức đã đăng ký. Quy trình điện tử được kết nối từ Cổng Dịch vụ công quốc gia/VNeID đến hệ thống giải quyết thủ tục hành chính và Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử. 

Chưa quen thực hiện trực tuyến? Trung tâm Phục vụ hành chính công luôn sẵn sàng hỗ trợ

Thực hiện thủ tục trực tuyến không có nghĩa người dân phải tự mình thao tác tất cả.

Đối với người cao tuổi, người chưa quen sử dụng VNeID hoặc còn gặp khó khăn khi kê khai hồ sơ trực tuyến, người dân có thể đến Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên để được công chức hướng dẫn từng bước: đăng nhập, lựa chọn thủ tục, kiểm tra thông tin, kê khai phần còn thiếu, nộp hồ sơ, thanh toán và theo dõi kết quả.

Mục tiêu không chỉ là đưa thủ tục lên môi trường số, mà quan trọng hơn là giúp người dân thực sự sử dụng được dịch vụ công trực tuyến, giảm giấy tờ, giảm thao tác và hạn chế việc phải đi lại nhiều lần.

Từ người dân phải tự chuẩn bị và cung cấp dữ liệu sang Nhà nước chủ động khai thác dữ liệu – đó là thay đổi cốt lõi của quy trình cấp bản sao Giấy khai sinh được tái thiết kế. 

Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trấn Biên – tận tình hướng dẫn, hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục thuận tiện, nhanh chóng, đúng quy định.

(Đây là nội dung ban hành tại Quyết định số 2163/QĐ-BTP Ngày 30/9/2026 của Bộ Trưởng Bộ Tư pháp)